bedingtes Zahlenformat

Das #Zahlenformat eines #Wertes in #Excel soll inhaltsabhängig sein? Sie können in benutzerdefinierten Zahlenformaten auch Bedingungen hinterlegen:

[Bedingung]Format;[Bedingung2]Format2;FormatInAllenAnderenFällen
oder mit Farbcodes
[Farbe][Bedingung]Format;…

Ein Beispiel?

[=1] „1 Portion“;0 „Portionen“ – damit wird die Zahl 1 als 1 Portion dargestellt, alle anderen als z.B. 395 Portionen.

Das geht aber doch mit der bedingten Formatierung ebenso gut, hör ich Sie sagen. Ja – aber mit der bedingten Formatierung können Sie nur Zellen behandeln. Nicht aber Werte in z.B. Diagrammen. Da müssen Sie auf das bedingte Zahlenformat zurückgreifen:

XTipp Zahlenformat bedingt

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das #Datum ist ein #Zahlenformat

Ein #Datum ist in #Excel eigentlich nur ein #Zahlenformat. Was?

Microsoft hat eine eigene Zeitrechnung erfunden. Sie beginnt am 1.1.1900 – dieser ist der Tag 1. Der 2.1.1900 ist dann der Tag 2, usw. Heute, am 4.1.2016, ist also der Tag 42373 im gatesianischen Kalender. Vor dem 1.1.1900 gibt’s kein Datum (0 ist zwar der 0.1.1900, aber das ergibt wenig Sinn.) Diese Zeitrechnung ist in Excel integriert – Datumswerte werden nämlich eigentlich als Zahl gespeichert, damit Excel lässig damit rechnen kann, und dann mit der rosaroten Datumsbrille angeschaut. Also:

  • Sie tippen 4.1.2016
  • Excel sagt sich „das sieht ja wie ein Datum aus“, zählt nach und merkt sich 42373.
  • Excel will Sie nicht verwirren – Sie würden sich ja schön bedanken, wenn Sie 4.1.2016 tippen, und dann steht da auf einmal 42373. Also gießt es ein Zahlenformat drüber, das die Zahl als Tag.Monat.Jahr aufbereitet – und schon steht wieder 4.1.2016 da.

Dass da was geschehen ist, können Sie allerdings im START > Zahl > Zahlenformat-Dropdown erkennen. Hier steht nun Datum und nicht Standard. Sie wissen schon – nur bei Standard sehen Sie den wahren Inhalt der Zelle.

XTipp Datumsformat 01

Jetzt ist Ihnen vielleicht auch klar, wieso es manchmal passiert, dass Sie in eine völlig leere Zelle 17 schreiben, und da steht dann plötzlich 17.01.1900? Die Zelle war eben nicht völlig leer; es war zwar kein Inhalt drin, aber von früher klebte da vielleicht noch ein altes Datumsformat. Wenn Sie eine Zelle um ihren Inhalt erleichtern, bleibt ja das Format da – Hintergrundfarben ebenso wie eben auch Zahlenformate. aaaHaaaaah!

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nur in jeder zweiten #Zeile

Sie wollen eine Formel haben, die nur in jeder zweiten Zeile ein Ergebnis liefert? Zum Beispiel, weil Sie aus einem Fremdsystem Daten zweizeilig angeliefert bekommen (ist zwar blöd, soll’s aber geben). Dann müssen Sie mit dem Divisionsrest arbeiten:

XTipp jede zweite Zeile

In meinem Beispiel möchte ich in der Spalte D in jeder zweiten Zeile den Inhalt der Spalte B durch den der Spalte C teilen. Aber eben nur in jeder zweiten – in den anderen Zeilen stehen Namen, mit denen kann und will ich nicht rechnen. Daher erstelle ich folgende Formel:

=WENN(REST(ZEILE();2)=0;RUNDEN(B1/C1;2);““)

Ist also der Divisionsrest beim Teilen der aktuellen Zeile (ZEILE() liefert genau das) durch 2 (das liefert REST(ZEILE();2) gleich 0, dann wird gerechnet, sonst nicht.

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#Prosit #Schaltjahr! (Ist es eines?)

Guten Rutsch! In ein Schaltjahr oder nicht?

Sehen Sie, schon brauchen wir die Funktion REST, die ich gestern vorgestellt habe.

Mit =REST(Zahl;4) ermitteln Sie das, was übrigbleibt, wenn Sie die Zahl durch vier dividieren. Nehmen Sie dazu eine Jahreszahl, dann ist handelt es sich um ein Schaltjahr, wenn 0 übrigbleibt. Also:

=WENN(REST(Jahreszahl;4)=0;“ich bin ein Schaltjahr„;“normales Jahr„)

Sie haben recht, da fehlt noch die gregorianische Sonderregelung mit Jahrhunderte-sind-kein-Schaltjahr und alle-vier-Jahrhunderte-doch-wieder. Sie wollen auch dieses Formelmonster kennenlernen? Bitte:

=WENN(ODER(UND(REST(A1;4)=0;REST(A1;100)<>0);REST(A1;400)=0);“ich bin ein Schaltjahr„;“normales Jahr„)

XTipp Schaltjahr

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#Divisionsrest – #dasgehtsichnichtaus

Sie wollen wissen, was bei einer Division übrig bleibt? Excel bietet dazu die Funktion REST(Dividend;Divisor) an. Also das, was übrig bleibt, wenn man den Dividend durch den Divisor teilt und „sich das nicht ausgeht“, „alle Stellen des Dividenden aufgebraucht sind“, man also beim manuellen Auf-dem-Papier-Rechnen eine 0 „ausborgen“ müsste. Am lebenden Beispiel:

=REST(4;1) liefert 1
=REST(4;2) liefert 2
=REST(4;3) liefert 3
=REST(4;4) liefert 0
=REST(4;5) liefert 1

Und:

=REST(3,1;1,6) liefert 1,5

Wozu das Ganze? Sag ich Ihnen in den nächsten Tagen.

 

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#signifikante #Stellen

Sie wollen ein Ergebnis auf eine bestimmte Anzahl Stellen genau ausgeben – und zwar eine, die nicht absolut ist, sondern relativ zur Länge der Zahl. Sagen wir, Sie bestimmen Flächen – dann interessieren Sie beim Ergebnis vielleicht immer fünf Stellen Genauigkeit; aber je nach Ergebnis andere fünf Stellen (z.B. 1234,5 oder 123450000 oder 1234500 oder 0,000012345).

Das können Sie mit einer Formel erreichen:
=RUNDEN(A1;(-GANZZAHL(LOG(A1))+(B1-1))) Wobei in A1 die zu rundende Zahl steht, in B1 die Anzahl der signifikanten Stellen, für die Sie sich interessieren.

Das funktioniert so (am Beispiel 42499 und 2 signifikanten Stellen – wir wollen also auf -3 Stellen runden):

Mit LOG(A1) wird die Anzahl der Zehnerpotenzen bestimmt, die sich in der Zahl ausgehen – bei unserem Beispiel sind es 4,62…. Und wie machen wir daraus die gesuchten -3? Zunächst nehmen wir nur die Stellen vor dem Komma, das macht GANZZAHL, und das Ergebnis mal -1. Macht -4. Dann zählen wir die 2 dazu, weil wir ja 2 signifikante Stellen haben wollen, und ziehen wieder 1 ab, weil das sonst zu weit geht. Macht -3. Geschafft.

XTipp signifikante Stellen

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#RUNDEN mit allen #Schikanen

Ein paar Geheimnisse der Excel-Funktion RUNDEN enthülle ich heute: mit RUNDEN(Zahl;Stellenanzahl) runden Sie eine Zahl kaufmännisch auf eine gewünschte Anzahl von Stellen. Und zwar nicht nur optisch (wie mit einem Zahlenformat), sondern richtig. Der Ergebniswert enthält keinerlei überflüssige Kommastellen mehr.

Ein Beispiel gefällig?

=RUNDEN(1234,567;2) liefert 1234,57. Damit wird dann weiter gerechnet.

Wo ist jetzt das Geheimnis?

Die Stellenanzahl darf auch negativ sein. Dann wird auf Stellen vor dem Komma gerundet – auf Hunderter zum Beispiel:

=RUNDEN(1234,567;-2) liefert 1200.

Hurra! Wie Sie auf Tausender oder gar Millionen runden, wissen Sie nun auch. Oder?

 

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#Bubble #Pies oder #Kreise in #Blasen – daswirdimmerschöner

Ihnen haben die Kreisdiagramme in den Blasendiagrammen gefallen?

XTipp BubblePies 01Ein bisschen hab ich den Code (Punkt 4) inzwischen verfeinert. Und zwar:

  • Parameter ergänzt – damit lässt sich die Prozedur für unterschiedliche Diagramme und unterschiedliche Datenbereiche verwenden
  • Beispielfarben fixiert – wenn Sie im Beispiel die Farben ändern, gehen sie nicht „unterwegs“ verloren
  • Pause eingefügt – damit das Kreisdiagramm nicht „fotografiert“ wird, bevor es fertig hergerichtet ist
  • beliebige Datenreihe aus dem Wertebereich als Quelle für den Beispielkreis ermöglicht (damit Sie in der Vorbereitung keine Nullwerte haben)
Sub PieMarkers1()
    Call PieMarkers("BspKreis", "ErgBlasen", "KreisWerte")
End Sub
Sub PieMarkers2()
    Call PieMarkers("BspKreis2", "ErgBlasen2", "KreisWerte2")
End Sub
Sub PieMarkers(Name_Pie As Variant, Name_Bubbles As Variant, Name_Values As Variant)
Dim myPie As Chart
Dim myBubbles As Chart
Dim myRow As Range
Dim Point_I As Long
Dim I As Long
Dim mySh As Worksheet
Dim numCols As Long
Dim myAcc() As Long
Dim myRGB() As Long
Dim waitTime As Date
Dim I_Row As Long

    Set mySh = ActiveSheet
    Set myPie = mySh.ChartObjects(Name_Pie).Chart
    Set myBubbles = mySh.ChartObjects(Name_Bubbles).Chart
    Point_I = 0
    numCols = Range(ThisWorkbook.Names(Name_Values).RefersTo).Rows(1).Cells.Count
    ReDim myAcc(numCols)
    ReDim myRGB(numCols)
    For I = 1 To numCols
        With myPie.SeriesCollection(1).Points(I).Format.Fill
            myAcc(I) = .ForeColor.ObjectThemeColor
            myRGB(I) = .ForeColor.RGB
        End With
    Next I
    I_Row = Val(Mid(myPie.SeriesCollection(1).FormulaR1C1, InStr(1, myPie.SeriesCollection(1).FormulaR1C1, "!R") + 2, 3)) _
    - Range(ThisWorkbook.Names(Name_Values).RefersTo).Row + 1
    For Each myRow In Range(Name_Values).Rows
        myPie.SeriesCollection(1).Values = myRow
        For I = 1 To myRow.Cells.Count
            With myPie.SeriesCollection(1).Points(I).Format.Fill
                If myAcc(I) <> 0 Then
                    .ForeColor.ObjectThemeColor = myAcc(I)
                End If
                .ForeColor.RGB = myRGB(I)
            End With
        Next I
        waitTime = DateAdd("s", 0.5, Now)
        Application.Wait waitTime
        myPie.Parent.CopyPicture xlScreen, xlPicture
        Point_I = Point_I + 1
        myBubbles.SeriesCollection(1).Points(Point_I).Paste
    Next
    myPie.SeriesCollection(1).Values = Range(Name_Values).Rows(I_Row)
    Application.ScreenUpdating = True
End Sub

 

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#Office2016 für #Mac: #wasgibtesneues

Rechtzeitig vor Weihnachten gibt’s ein neues Update für Office 2016 für den Mac (V 15.17 (151206)) mit schönen neuen Features. Was geht nun, was die Windows-User schon lange haben?

Mit Mac 2016 04 Screenshot hinzufügen können Sie ein Bild jedes beliebigen, gerade offenen Fensters in Word, Excel oder PowerPoint einfügen, oder auch einen beliebigen Bereich Ihrer Anzeige „abfotografieren“ und einfügen.

Und Sie können endlich Open Document-Dateien öffnen. (.odt Textdateien, .ods Arbeitsmappen, .odp Präsentationen)

Das freut doch, oder?

Merry Christmas allen Mac-Usern. Und allen PC-Usern ebenfalls. Es werden noch andere Geschenke unter dem Baum liegen 🙂

 

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Das #Deckblatt #zerstört die #Seitenzahl – #wirschaffendas

Sie haben ein tolles Word-Dokument. Sie fügen ein Deckblatt ein, damit das noch ein bisschen mehr hergibt. Dann schauen Sie Ihre Seitenzahlen an – und was ist das jetzt? Auf der zweiten Seite steht 1?

WTipp SeitenmitDeckblatt 01

Das ist nicht so, wie Sie sich’s vorstellen. Gut. Dann beheben wir das nun. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Seitenzahl und wählen Sie im Kontextmenü Seitenzahlen formatieren…

WTipp SeitenmitDeckblatt 02

Nun öffnet sich der Seitenzahlenformat-Dialog. Unter Seitennummerierung findet sich hier die Option Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt. Die klicken Sie an. OK.

WTipp SeitenmitDeckblatt 03

So. Jetzt ist es so, wie Sie’s wollen.

WTipp SeitenmitDeckblatt 05

(Markiert war Beginnen bei: 1 – das machen die integrierten Deckblätter so. Und diese Einstellung ist schuld, wenn auf der zweiten Seite dann mit 1 begonnen wird – alles klar?)

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