Outlook-Anhänge automatisch speichern – #ordnungmusssein


Bei Ihnen trudeln haufenweise E-Mails ein, deren Anhänge Sie dann ablegen müssen – und zwar jedes Mal in den gleichen Ordner?

Das lässt sich automatisieren. Mit ein bisschen VBA – nicht erschrecken, ich zeig Ihnen, wie Sie das einrichten:

Öffnen Sie den VBA-Editor in Outlook (dazu drücken Sie die Tastenkombination Alt+F11).

Fügen Sie ein neues Modul hinzu. Dazu klicken Sie im Projekt-Explorer, den Sie links im Fenster finden, mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Projekt1, wählen dann Einfügen und dann Modul.

In das große leere Feld rechts fügen Sie nun Folgendes ein:

Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
    Set mAtts = myItem.Attachments
    While mAtts.Count > 0
        Set mAtt = mAtts(1)
        mAtt.SaveAsFile "C:\meinSpeicherort\" & mAtt.DisplayName
        mAtts.Remove 1
    Wend
End Sub

Ersetzen Sie darin C:\meinSpeicherort durch das Verzeichnis, in das Sie die Anhänge speichern wollen. Speichern Sie – durch Klick auf die Diskette (wie altmodisch!) oder mit der Tastenkombination Strg+S.

Schließen Sie den VBA-Editor.

Öffnen Sie den Regel-Manager mit START > Verschieben > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten … und klicken Sie auf Neue Regel. Im Regel-Assistent klicken Sie im Feld 1. Schritt auf Regel ohne Vorlage erstellen > Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden, und dann auf Weiter >.

Nun bestimmen Sie die Bedingung, unter der Sie die automatische Anhangspeicherung vornehmen wollen (z.B. alle Mails von einem bestimmten Empfänger, mit einem bestimmten Schlüsselwort, …). Weiter >.

Unter 1. Schritt: Aktionen auswählen haken Sie nun ein Skript ausführen an (dazu müssen Sie eventuell ein bisschen hinunterscrollen), dann klicken Sie auf den unterstrichenen Text ein Skript, und jetzt wählen Sie in der Skriptliste Anhaenge_handeln aus. Ok. Weiter >. Weiter >. Fertigstellen.

OTipp Regel Anhänge

Viel Freude mit der neuen Automatik!

Über katharinakanns

Microsoft Office Master Specialist mit viel Verständnis für IHR Geschäft - ich analysiere IHRE Situation, optimiere IHRE Prozesse, automatisiere IHRE Routineaufgaben, finde IHRE Lösung, unterrichte IHRE MitarbeiterInnen, mache Vorlagen mit IHRER CI, spare IHRE Zeit und IHR Geld. Ich freue mich darauf, SIE kennenlernen zu dürfen :-)
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130 Antworten zu Outlook-Anhänge automatisch speichern – #ordnungmusssein

  1. Hermann Maier schreibt:

    PPS: meinte natürlich Katharina, Karin war ein Freud’scher Verschreiber :-).

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  2. katharinakanns schreibt:

    🙂 Kein Problem, bei „Martha“ wär ich irritiert gewesen, „Karin“ bin ich gewöhnt 🙂
    Mail ist geschrieben. Danke fürs Erinnern. Es war zu viel los hier …

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  3. Ingo schreibt:

    Hallo Katharina,

    ich nutze Outlook 2016 in Office365 m. Exchange und habe versucht das Script über den Regelassistenten aufführen zu lassen.
    Die erste Hürde war in der Registry nötig, dort habe ich in HKCU „EnableUnsafeClientMailRules“ eingefügt, um die in Outlook 2016 verschwundene Aktion „Skript ausführen“ wieder im Regelassistenten sichtbar zu machen.
    Die neue Regel mit aktiviertem Skript läuft aber sie führt nichts aus, im lokalen Verzeichnis auf USB Datenträger wird nichts gespeichert.

    Wie kann ich prüfen woran es liegt, kann ich sehen wo das Skript hängt oder warum es nicht zur Speicherung von Anlangen kommt?

    Danke vorab 😉

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  4. Florian M schreibt:

    Hallo Katharina,
    immer noch toller Blog – ich hab das jetzt so gelöst, da ich es auf Knopfdruck brauche und mir sonst die gleichen PDF’s überschrieben werden:

    Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
    Dim mAtts As Attachments
    Dim mAtt As Attachment

    Set mAtts = myItem.Attachments
    While mAtts.Count > 0
    Set mAtt = mAtts(1)

    mAtt.SaveAsFile „C:\meinOrdner\“ & Format(Now, „yyyymmdd hhmmss“) & Strings.Right(Strings.Format(Timer, „#0.00“), 2) & mAtt.DisplayName
    mAtts.Remove 1
    Wend
    End Sub

    aber die Schleife damit nur PDF’s reinlaufen, habe ich leider nicht hinbekommen.
    Kannst du mir da eve noch kurz helfen?

    ‚If Right(mAtt.DisplayName, 4) = „.pdf“ Then mAtt.SaveAsFile „C:\MeinOrdner\“ & mAtt.DisplayName“

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    • katharinakanns schreibt:

      Guten Morgen, Florian,
      danke für das Lob 🙂

      Mit dem Schnipsel hier werden nur pdfs „behandelt“ und auch nur pdfs gelöscht:

      Dim numAtt As Long
      numAtt = 1

      Set mAtts = myItem.Attachments
      While mAtts.Count > numAtt – 1
      Set mAtt = mAtts(numAtt)
      If LCase(Right(mAtt.DisplayName, 4)) = „.pdf“ Then
      mAtt.SaveAsFile „C:\“ & Format(Date, „yyyymmdd“) & „_“ & myItem.Sender & „_“ & Format(myItem.ReceivedTime, „yyyymmdd“) & „_“ & mAtt.DisplayName
      mAtt.Delete
      Else
      numAtt = numAtt + 1
      End If
      Wend

      Viel Erfolg!
      lg Katharina

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