Outlook-Anhänge automatisch speichern – #ordnungmusssein


Bei Ihnen trudeln haufenweise E-Mails ein, deren Anhänge Sie dann ablegen müssen – und zwar jedes Mal in den gleichen Ordner?

Das lässt sich automatisieren. Mit ein bisschen VBA – nicht erschrecken, ich zeig Ihnen, wie Sie das einrichten:

Öffnen Sie den VBA-Editor in Outlook (dazu drücken Sie die Tastenkombination Alt+F11).

Fügen Sie ein neues Modul hinzu. Dazu klicken Sie im Projekt-Explorer, den Sie links im Fenster finden, mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Projekt1, wählen dann Einfügen und dann Modul.

In das große leere Feld rechts fügen Sie nun Folgendes ein:

Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
    Set mAtts = myItem.Attachments
    While mAtts.Count > 0
        Set mAtt = mAtts(1)
        mAtt.SaveAsFile "C:\meinSpeicherort\" & mAtt.DisplayName
        mAtts.Remove 1
    Wend
End Sub

Ersetzen Sie darin C:\meinSpeicherort durch das Verzeichnis, in das Sie die Anhänge speichern wollen. Speichern Sie – durch Klick auf die Diskette (wie altmodisch!) oder mit der Tastenkombination Strg+S.

Schließen Sie den VBA-Editor.

Öffnen Sie den Regel-Manager mit START > Verschieben > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten … und klicken Sie auf Neue Regel. Im Regel-Assistent klicken Sie im Feld 1. Schritt auf Regel ohne Vorlage erstellen > Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden, und dann auf Weiter >.

Nun bestimmen Sie die Bedingung, unter der Sie die automatische Anhangspeicherung vornehmen wollen (z.B. alle Mails von einem bestimmten Empfänger, mit einem bestimmten Schlüsselwort, …). Weiter >.

Unter 1. Schritt: Aktionen auswählen haken Sie nun ein Skript ausführen an (dazu müssen Sie eventuell ein bisschen hinunterscrollen), dann klicken Sie auf den unterstrichenen Text ein Skript, und jetzt wählen Sie in der Skriptliste Anhaenge_handeln aus. Ok. Weiter >. Weiter >. Fertigstellen.

OTipp Regel Anhänge

Viel Freude mit der neuen Automatik!

Über katharinakanns

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90 Antworten zu Outlook-Anhänge automatisch speichern – #ordnungmusssein

  1. Torsten Grüß schreibt:

    Vielen Dank für den tollen Beitrag,
    ich habe nur ein Problem ich möchte mehrere Skripte einfügen und mit verschiedenen Regeln Laufen lassen. Ich bekomme aber keine neuen Projekte Angelegt nur Module.
    Aber bei Outlook erscheint nur das der Name des Projektes und nicht der Module die unter dem Projekt liegen

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    • katharinakanns schreibt:

      Danke für das Lob 🙂
      Outlook denkt ein bisschen anders als die anderen Office-Produkte: ganz Outlook ist ein einziges Projekt. In jedem Projekt kann man Module anlegen so viele man möchte, sie müssen nur unterschiedliche Namen haben. In die kommen dann die Prozeduren (=“Makros“, beginnend mit Sub und beendet mit End Sub), die auch wieder alle unterschiedlich heißen müssen (vereinfacht dargestellt). Jedes Modul kann beliebig viele Prozeduren beinhalten. Die Prozeduren (Makros) können dann einzeln aufgerufen werden.

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  2. Stefan Fink schreibt:

    Vielen Dank für dieses nützliche Werkzeug. Ein weitergehendes Problem hätte ich (und scheinbar nicht nur ich) da aber noch: Wie kann man festlegen, das nur diejenigen Anhänge gespeichert werden, die schon im Pdf-Format hereinkommen? Mit dieser Formel werden bei mir auch Bildformate (zB. wenn sie in die Email eingebettet sind) abgelegt.

    LG
    SF

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    • katharinakanns schreibt:

      Hallo Stefan,
      da braucht’s nur eine kleine Ergänzung, denkt man, aber die Schleife muss nun auch umgeschrieben werden.

      Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
      Dim mAtts As Attachments
      Dim mAtt As Attachment
      Dim I As Long
      Set mAtts = myItem.Attachments
      For I = mAtts.Count To 1 Step -1
      Set mAtt = mAtts(I)
      If Right(mAtt.DisplayName, 4) = „.pdf“ Then
      mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
      mAtts.Remove I
      End If
      Next I
      End Sub

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      • Andreas Schäfer schreibt:

        Hi,
        die Ur-Variante funktioniert super, Danke dafür! Die 2. Variante in der nur nach .pdf gesucht wird führt jedoch zum Absturz von Outlook2013 bei mir (keine Rückmeldung, Endlos Eieruhr). Irgendeine Idee woran das liegen könnte?
        Vielen Dank,
        Andreas

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      • katharinakanns schreibt:

        Hallo Andreas,
        ich hab das nun korrigiert – die Schleifenlogik passt nicht mehr, wenn man nur manche Anhänge löscht. Danke für das Feedback, ich hoffe, das passt nun.
        lg
        Katharina

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  3. Stefan Fink schreibt:

    Dankefein.
    LG
    SF

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    • User96 schreibt:

      Hallo,
      dieser Skript wäre genau das was ich gesucht habe 🙂
      Leider wird er zwar ausgeführt aber es werden keine Dateien gespeichert.
      Ich habe es auf bereits eingegangene Mails mittels Regel jetzt anwenden versucht.
      Meine Umgebung wäre Windows 10 mit Outlook 2013 an einem Exchange Server 2008.
      Verwendet habe ich ein gemapptes Netzlaufwerk sowie Testweise einen Lokalen Ordner.

      Mache ich etwas falsch?

      Vielen Dank!

      LG
      user96

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  4. User96 schreibt:

    Hallo,
    dieser Skript wäre genau das was ich gesucht habe 🙂
    Leider wird er zwar ausgeführt aber es werden keine Dateien gespeichert.
    Ich habe es auf bereits eingegangene Mails mittels Regel jetzt anwenden versucht.
    Meine Umgebung wäre Windows 10 mit Outlook 2013 an einem Exchange Server 2008.
    Verwendet habe ich ein gemapptes Netzlaufwerk sowie Testweise einen Lokalen Ordner.

    Mache ich etwas falsch?

    Vielen Dank!

    LG
    user96

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  5. Martin Major schreibt:

    Vielen herzlichen Dank für das Skriptlein 🙂

    Funktioniert auch mit Netzwerkverzeichnisadressen ganz wunderbar, das erspart uns einmal im Monat ab sofort viel lästige Abspeicherarbeit 🙂

    Ich habe nur festgestellt, dass bei der Pfadangabe am Schluss noch ein Rückschrägstrich stehen muss, sonst denkt Outlook beim Speichern, das letzte Verzeichnis wäre teil des zu speichernden Dateinamens.

    Danke sehr!

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  6. katharinakanns schreibt:

    Ich denke, ich komm heut Abend dazu – ich hab grad einige dringende Kundenaufträge, die ich hoffentlich noch erledigen kann.
    Hab’s nicht vergessen, nur mal dem schnöden Geldverdienen untergeordnet 😉
    lg

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    • User96 schreibt:

      Dankeschön….. 🙂
      und sorry für´s nerven

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      • katharinakanns schreibt:

        Sodala:
        Public Sub Inbox_Anhaenge_handeln()
        Dim myItem As Outlook.MailItem
        Dim mAtts As Attachments
        Dim mAtt As Attachment
        Dim olNamespace As Outlook.NameSpace
        Dim olFolder As Outlook.Folder
        Dim olItems As Outlook.Items
        Set olNamespace = GetNamespace(„MAPI“)
        Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
        Set olItems = olFolder.Items
        For Each myItem In olItems
        Set mAtts = myItem.Attachments
        While mAtts.Count > 0
        Set mAtt = mAtts(1)
        mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
        mAtts.Remove 1
        Wend
        Next myItem
        Set mAtt = Nothing
        Set mAtts = Nothing
        Set myItem = Nothing
        Set olItems = Nothing
        Set olFolder = Nothing
        Set olNamespace = Nothing
        End Sub
        Danke fürs Warten und Erinnern – das passt schon 🙂 Manchmal bleibt halt was „Freiwilliges“ liegen.

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  7. User96 schreibt:

    Ich schon wieder…. 😦
    Vorab vielen Dank für Deine Mühe, ich habe es nach Deiner Anweisung gemacht aber nun kann ich in der Regel kein Skript auswählen. Im VBA Editor steht es aber unter Modul1 drinnen…

    Sorry…

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    • katharinakanns schreibt:

      Guten Morgen 🙂
      Wieso Regel? Das neue Makro durchläuft die gesamte Inbox und legt alle Anhänge ab. Aktiviert wird es am besten durch ENTWICKLERTOOLS > Makros > … (Wenn die ENTWICKLERTOOLS nicht da sind: DATEI > Optionen > Menüband anpassen.) Oder du bindest es in die Schnellzugriffsleiste ein (DATEI > Optionen > Schnellzugriffsleiste > …)
      ACHTUNG ACHTUNG ACHTUNG: Dieses Makro speichert ALLE Anhänge aus der Inbox ab und löscht sie aus den Mails!! Wenn das so nicht das Ziel ist, musst du ggf. noch was anpassen (z.B. auf pdfs einschränken, Absender spezifizieren, … siehe andere Makrobeispiele hier).

      Das alte (ohne Schleife) hat Sinn in einer Regel, weil es sich ja nur mit der aktuell ausgewählten Nachricht befasst.

      Gutes Gelingen!

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  8. mathusan kannathasan schreibt:

    Guten Morgen,

    habe vor kurzem deine Schleife ausprobiert, aber leider erzeugt sie einen Syntaxfehler.
    Leider kenne ich mich VBA kaum aus.
    Können Sie mir weiterhelfen

    lg

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  9. mathusan kannathasan schreibt:

    Guten Morgen,
    ich habe vor kurzem deine Schleife ausprobiert leider erzeugt sie einen Syntaxfehler.
    Leider kenne ich mich in VBA nicht aus.
    Können Sie mir weiterhelfen :).

    lg

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    • katharinakanns schreibt:

      Hallo,
      hab die Schleife jetzt grad noch einmal korrigiert – es kann sein, dass beim Copy+Paste die Anführungszeichen falsch kopiert werden. Die müssen immer die geraden Doppelstricherl sein (auf der Tastatur über dem 2er). Wenn die (warum auch immer) beim Einfügen durch andere ersetzt werden, müssten Sie sie manuell überarbeiten und durch die richtigen ersetzen.
      Das ist einmal beim Text „MAPI“ und einmal beim Datenpfad (der muss sowieso überarbeitet werden).
      AchtungAchtungAchtung: es wird der gesamte Posteingang von Anhängen befreit!

      Hoffe es klappt wunschgemäß 🙂

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  10. Gerhard schreibt:

    Hallo Katharina,
    dein Makro läuft super danke schön für die Hilfe!
    Als „nichtsooftvbamakrojaner“… wie kann ich das Makro auf einen speziellen Ordner umstellen?
    Das wäre super… dann könnte ich mein Postfach systematisch verkleinern…
    Danke
    Viele Grüße
    Gerhard

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    • katharinakanns schreibt:

      Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
      müsstest du durch
      Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders(„meinUnterordner“)
      ersetzen, wobei meinUnterordner der Name des Ordners ist, durch den sich das Makro durcharbeiten soll.
      Herzliche Grüße
      Katharina

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  11. Gerhard schreibt:

    Klappt hervorragend mit dem Abspeichern – nochmals Danke schön.
    Was ich gerade registriert habe – das Löschen der Anhänge funktioniert nicht… – nach mehrmaligen probieren … nö …sind weiterhin vorhanden… noch ’nen Tipp was das sein kann?
    Merci!

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  12. manuelp schreibt:

    Hi! Ich hab das umgekehrte Problem, dass ich die Anhänge nur ablegen will und diese danach im Posteingang noch vorhanden sein sollten – dazu eine Idee? lg

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    • katharinakanns schreibt:

      Ja!
      Statt
      While mAtts.Count > 0
      Set mAtt = mAtts(1)
      mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
      mAtts.Remove 1
      Wend

      sollte das klappen:

      Dim I as long
      For I = 1 to mAtts.Count
      Set mAtt = mAtts(I)
      mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
      Next I

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  13. Michael schreibt:

    Hi,
    danke fuer die gute Beschreibung und das Erstellen des VBA. Bei mir hat das VBA an einem Tag wunderbar funktioniert, am naechsten Tag funktioniert es ploetzlich nicht mehr. Es wurden keine Einstellungen geandert. Habe auch das komplette VBA mehrmals geloescht und wiedererstellt, leider ohne Erfolg. Welchen Grund kann es haben, dass das VBA nicht mehr funktioniert? Gibt es eine Moeglichkeit zu pruefen, ob das VBA ueberhaupt aufgerufen wird? Danke im Voraus

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    • katharinakanns schreibt:

      Hallo Michael,
      eine Einführung in das Programmieren lässt sich leider nicht in einem kurzen Kommentar abhandeln. Genauso wenig kann ich von hier aus beurteilen, was das Problem sein kann – als völliger VBA-Neueinsteiger kann man leider auch sehr viele Fallen übersehen.
      Zum Nachlesen gibt’s seitenweise Tutorials, zum Beispiel hier: http://www.vboffice.net/de/articles/vba-editor-erste-schritte/ Für mehr Praxisbezug empfehle ich ein Coaching oder ein klassisches Classroom-Training.
      Herzliche Grüße
      Katharina

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    • AndiH schreibt:

      Das Problem ist die Sicherheitseinstellung in Outlook.
      Ich hatte dasselbe Problem.
      Unter Optionen>TrustCenter>Einstellungen für das Trust Center>Makroeinstellungen die Sicherheitsstufe runtersetzen, da dein Makro vermutlich keine Signatur hat. Danach Outlook neu starten und es sollte funktionieren 😉

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  14. MichaelB schreibt:

    Hallo,
    habe dieses Skript versucht:

    Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
    Dim mAtts As Attachments
    Dim mAtt As Attachment
    Set mAtts = myItem.Attachments
    While mAtts.Count > 0
    Set mAtt = mAtts(1)
    mAtt.SaveAsFile „Name des Laufwerks z.B. X:\Name des Ordners\Name des Unterordners\“ & mAtt.DisplayName
    mAtts.Remove 1
    Wend
    End Sub

    Der Ordner liegt auf einem Server und es sollen wie oben beschrieben nur die PDF Anhänge abgespeichert werden.
    Leider ohne das etwas gemacht wird.
    Hab ich einen Fehler in der Laufwerk/Ordner Bezeichnung?
    VG
    Michael

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  15. Reinhard schreibt:

    Hallo ! Danke für die einfache Lösug und die klaren Anweisungen. Mein Problem ist dass mir mein Outlook 2016 „ein skript ausführen“ als Aktion zum ausführen nicht anbietet (natürlich habe ich gescrollt und gesucht). Was mache ich falsch ???
    Danke für einen Rat.

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  16. Raik schreibt:

    Hallo. Vielen Dank für dieses Skript.
    Wie müsste dieses aussehen, wenn
    1. Die Dateien nicht im Anhang gelöscht werden sollen
    und
    2. doppelt vorhandene Dateinamen mit fortlaufenden Zahlen ergänzt werden. (Bsp.: Datei.csv, Datei(1).csv, Datei(2).csv usw.)

    Vielen Dank im Voraus.

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    • katharinakanns schreibt:

      Hallo Raik,
      die nicht-Löschen-Variante findest du bereits in den Kommentaren 🙂
      Das mit den doppelten ist eine nette Zusatzchallenge – da müsste vor jedem Speichern mit Dir gefragt werden, ob’s das File schon gibt, und wenn ja müsste die höchste vorkommende Nummer gesucht werden und dann beim Speichern die fortlaufende Nummer drangehängt werden.
      Das sprengt jetzt hier in den Kommentaren den Rahmen, da mach ich bald einmal einen eigenen Blogpost draus.
      herzliche Grüße
      Katharina

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      • Raik schreibt:

        Hallo. Danke für die Antwort. Nachdem ich den Makro geändert und Outlook neu gestartet habe, wurden die Dateien gespeichert. Bleiben auch wunderbar in den Mails.

        Habe mit den Schleifen etwas rumgespielt. Folgendes Ergebnis. Gibts dazu eventuell Verbesserungsvorschläge? Danke schon mal.

        Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
        Dim mAtts As Attachments
        Dim mAtt As Attachment
        Dim I As Long
        Dim sDatei As String
        Dim ZAEHLER As Integer
        Set mAtts = myItem.Attachments
        ZAEHLER = 1

        For I = 1 To mAtts.Count
        Set mAtt = mAtts(I)
        sDatei = „C:\SPEICHER\“ & mAtt.DisplayName

        While Dir(sDatei) „“
        sDatei = „C:\SPEICHER\“ & ZAEHLER & „_“ & mAtt.DisplayName
        ZAEHLER = ZAEHLER + 1
        Wend

        mAtt.SaveAsFile sDatei
        Next I
        End Sub

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  17. Stefan schreibt:

    Hallo,
    Ich habe die VBA etwas abgewandelt und auch mehrfach angelegt, da ich es mehrmals benötige.

    Die Zeile
    Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
    habe ich in z.B. folgende varianten verändert
    Variante 1: Public Sub Anhaenge_10071_Eing(myItem As Outlook.MailItem)
    Variante 2: Public Sub Anhaenge_10071_Ausg(myItem As Outlook.MailItem)

    Analog hierzu die folgende Zeile
    mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
    umgewandelt je zu
    mAtt.SaveAsFile „T:\Belegtransfer\10071\Eingang\“ & mAtt.DisplayName
    mAtt.SaveAsFile „T:\Belegtransfer\10071\Ausgang\“ & mAtt.DisplayName

    Der Rest ist wie im Original ganz oben.

    Mails für den Kunden 10071 betreffen Eingangs- oder auch Ausgangsrechnungen.
    Über eine Regel sollen Anlagen zu Eingangs- oder Ausgangsrechnungen in die betreffenden Ordner.
    Zusätzlich die Mail als gelesen Markiert und in einen Unterordner verschoben werden.
    Das anlegen der Regel mit anwendung der jeweiligen Skripte hat wunderbar funktioniert, allerdings hat er am nächsten Tag keine Anlage mehr gespeichert.
    Die Mails wurde zwar wie gewünscht „gelesen“ und verschoben aber die Anlagen nicht mehr gespeichert.

    Hab ich was falsch gemacht??

    Besten Dank vorab!

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    • Heinz Lyner schreibt:

      Liebe Katharina,
      ich habe den ganzen Thread durchgelesen und will Dich jetzt auch nicht mit Fragen piesacken. Was ich machen will: Immer wenn ein Mail mit einem Anhang – durch eine Regel gesteuert – in eine bestimmten Ordner Outlook „Results“ ankommt, soll der Anhang in einen bestimmten Ordner auf ein Netzlaufwerk Q:\Results abgespeichert werden, bzw. soll die dort bereits liegende Datei überschrieben werden.
      All dies hast Du hier schon irgendwann mal gelöst, aber ich bin mir nicht so ganz sicher welche Versionen aktuell sind und funktionieren, weil Du dann manchmal später geschrieben hast, dass Du noch was geändert hast.
      Kannst Du mir auf die Sprünge helfen?

      Ganz lieben Dank aus dem saukalten Prag!

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      • katharinakanns schreibt:

        Hallo Heinz,
        der Code ist der folgende (und alles andere hier in dem Thread funktioniert auch, ich korrigier Verbesserungen immer direkt):
        Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
        Dim mAtts As Attachments
        Dim mAtt As Attachment
        Dim myPath As Variant
        myPath = „“
        If Left(myItem.Subject, 4) = „VISA“ Then
        myPath = „Z:\0privat\Haushalt\Finanzen\VISA“
        ElseIf myItem.SenderEmailAddress = „kunde@gmx.at“ Then
        myPath = „C:\Users\Public\Documents\Kunde“
        End If
        If myPath „“ Then
        Set mAtts = myItem.Attachments
        While mAtts.Count > 0
        Set mAtt = mAtts(1)
        mAtt.SaveAsFile myPath
        mAtts.Remove 1
        Wend
        End If
        End Sub

        Gestartet wird die Aktion dann in der Regel – unter „was soll mit der Nachricht geschehen“ steht irgendwo „ein Skript ausführen“, und da kannst du dann dieses auswählen.
        lg Katharina (und glaub nicht, Wien wäre wärmer 🙂 )

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  18. walchph@gmail.com schreibt:

    Hallo Zusammen!
    Kann mir jemand zu folgendem helfen:
    Ich möchte per Script einfach einen bestimmten Link ausführen lassenn, zb. http://www.orf.at.
    Der Regelassistent entscheidet (wie bei Anhänge) wann dies ausgeführt werden soll
    Danke!
    SG
    Philipp

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    • katharinakanns schreibt:

      mAtt.SaveAsFile myPath ist für diesen Fall ein bisschen aufzublasen – ersetze die Zeile einfach durch
      mAtt.SaveAsFile myPath & „\“ Format(Date, „yyyymmdd“) & „_“ & mAtt.DisplayName

      lg
      Katharina

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    • katharinakanns schreibt:

      „Einen Link ausführen?“
      d.h. der Link soll aktiviert, also im Browser angezeigt werden?
      lg
      Katharina

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      • walchph@gmail.com schreibt:

        @katharinakanns: ja genau

        Habe es im Visual Basic Editor, Outlook 2016 mit folgendem Modul geschafft:

        Public Sub ORF_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
        Set wshshell = CreateObject(„WScript.Shell“)
        wshshell.Run „www.orf.at“
        End Sub

        Jetzt habe ich das Problem, dass seit einem Neustart des PC das ganze nicht mehr funktioniert??

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      • katharinakanns schreibt:

        Unter Optionen>TrustCenter>Einstellungen für das Trust Center>Makroeinstellungen die Sicherheitsstufe runtersetzen, da dein Makro vermutlich keine Signatur hat. Danach Outlook neu starten und es sollte funktionieren

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  19. Robert B. schreibt:

    Guten Morgen!
    Ich benutzen den Eingangscode um aus Emails Anhänge abzulegen. Klappt sehr gut, vielen Dankl dafür!
    Die Quellemail kommt immer vom gleichen Absender und der Anhang hat täglich den identischen Namen. Wie wandle ich den Code so ab, dass im Zielordner die Datei nicht überschrieben, sondern beispielsweise ergänzt um ein vorangestelltes Datum (oder falls einfacher zu programmieren: …eine fortlaufende Nummer…) abgespeichert wird?

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  20. Eric schreibt:

    Hallo Katharina,

    ich bin etwas verwirrt und hoffe, du kannst mir weiterhelfen.
    Ich bin absoluter Neuling im programmieren. Copy Paste dagegen kann ich sehr gut 🙂
    Deine Schritte, habe ich verfolgt und erledigt. Das Makro kann ich über die Regel aktivieren, jedoch bin ich verwirrt was das Löschen der Anlage angeht.

    Ich möchte gerne für mein Unternehmen die Belege automatisch in den Rechnungseingangsordner ablegen lassen, das funktioniert mit der Programmierung – wenn ich den Speicherort hinterlegt habe, richtig?
    Wird bei deinem oben genannten Beispiel der Anhang aus der E-Mail gelöscht?
    Im welchen Format speichert er die Datei ab – in der Originaldatei?
    Ich habe hier mehrmals das Problem gelesen, dass die Regel einmalig funktioniert hat, aber nicht für Folge E-Mails. Muss ich da etwas extra einstellen, dass mir das nicht passiert?
    Kann ich einen bestimmten Zeitraum schlüsseln, in der das Makro/die Regel erst greift – z.B. erst ab 2017?

    Ich hoffe, dir macht es nichts aus, dass ich dich mit so vielen Fragen überrenne.

    Viele Grüße und schon mal ganz tolle Ostertage

    Eric

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  21. Reinhard Sauter schreibt:

    Super das erste mal dass ein VBA script aufs erste mal funktionierte . Und auch die Anleitung des Erstellens. Da hat jemand mitgedacht.
    Natürlich kommt jetzt auch noch eine Frage . Wenn ich das script ausführe, dann speichert es den Anhang mit dem vorliegenden Dateinamen. Wenn in einer weiteren Mail der Dateiname identisch ist dann wird dieser im Zielverzeichniss ersetzt. Mir würde es reichen den Dateinamen beim speichern mit der aktuellen Uhrzeit inkl. sekunden zu er gänzen oder zu ersetzen. Sicher sehr simpel aber hilfreich. Eine fortlaufende Nummerierung wäre natürlich ein Traum.

    Danke

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  22. David Schmidt schreibt:

    Hallo, ich weiß es ist ein etwas blöde Frage aber Outlook gibt mir beim Erstellen die Regeln nicht die Möglichkeit ein Script auszuführen. Muss ich da noch einen Entwicklermodus aktiveren oder so?
    Die Makrosicherheitseinstellungen habe ich schon gesenkt.

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  23. Lutz Pfeiffer schreibt:

    Hallo, weiter oben geht es um das Abspeichern von E-Mail-Anhängen.
    Ich habe für unsere Abteilung dazu ein funktionierendes Skipt erstellt, das die in Outlook 2013 gewählten E-Mail’s als PDF-Dateien abspeichert und dabei die Dateinahmen der im gleichen Verzeichnis abgelegten Anhänge auf den Namen der zugehörigen E-Mail-Kopie.pdf in Abhängigkeit vom Eingangsdatum abstimmt.
    Leider werden jedoch alle im Body eingebettenen Anhänge (Fotos, Logos u.ä.) , die ja bereits in der PDF-Datei enthalten sind, ebenfalls als Attachment erkannt und zusätzlich zu den „echten“ Anhängen im Zielverzeichnis abgespeichert.
    Diese müssen z.Z. vom Anwender als solche erkannt und wieder gelöscht werden.
    Das Abspeichern erfolgt letztlich mit:
    myItem.Attachments.Item(i).SaveAsFile zielPfad & „\“ & zielDatei$
    Einzig für eingebettete Attachments ohne Namen kann ich das im Vorfeld verhindern mit:
    If UCase(Left(zielDatei$, 17)) = „UNBENANNTE ANLAGE“ Then GoTo naechste_Anlage
    Wie kann man vor dem Speichern beide Arten von Attachments trennen?
    Das komplette Skript sende ich gerne per E-Mail zu (erscheint mir für hier zu umfangreich).

    Da ich Google hinreichend, aber leider ohne Erfolg strapaziert habe, bin ich für jeden Tip dankbar.

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  24. Pingback: #Outlook-Anhänge #ablegen und #nummerieren | Soprani Software

  25. Adrian schreibt:

    Hallo Katharina,

    ich hoffe Du kannst mir weiterhelfen. Ich habe folgendes Problem:

    Mit dem nachfolgenden Makro warden die Anhänge ausgewählter Mails mit Zeitstempel des Eingangs abgespeichert. Allerdings möchte ich nur die Anhänge speichern und nicht auch noch die Icons in den Signaturen, welche regelmäßig für einen ziemlichen Verhau auf meinem Laufwerk sorgen. Kannst Du mir evtl. weiterhelfen?

    Sub Anlage_verschieben()
    Dim strPath As String
    Dim objMail As MailItem
    Dim intAnlagen As Integer, i As Integer
    On Error Resume Next
    ‚Pfad zu meinem Ordner
    strPath = „L:\AGCS\GER\Claims\LIAB\Muenchen\HIRN\Paperless“
    ‚Schleife
    For Each objMail In Outlook.ActiveExplorer.Selection
    With objMail
    ‚Mails auf vorh. Anlagen prüfen
    intAnlagen = .Attachments.Count
    If intAnlagen > 0 Then
    For i = 1 To intAnlagen
    ‚Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
    .Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & „\“ & Format(.ReceivedTime, „yyyy-mm-dd_hh-mm“) & “ “ & .Attachments.Item(i).FileName
    Next i
    End If
    End With
    Next objMail
    End Sub

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    • katharinakanns schreibt:

      Hallo Adrian,
      die Icons aus den Signaturen zu vermeiden ist tatsächlich ein ewiges Problem – manchmal sind sie „Anhänge“, manchmal eingebettete Bilder, und das können wir Mailempfänger uns nicht aussuchen, sondern das wird im „sendenden Programm“ bestimmt.
      Eine Möglichkeit wäre, einen Anhang nur dann zu speichern, wenn er kein kleines Bildchen ist – z.B. mit
      If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „jpg“ And Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „bmp“ And .Attachments.Item(i).Size < 1000 Then
      Ansonsten gibt es keine Möglichkeit, die "sinnvollen" von den "sinnlosen" Anhängen zu unterscheiden.

      Schönen Tag,
      herzliche Grüße
      Katharina

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      • Adrian schreibt:

        Hallo Katharina,
        vielen Dank für Deine Rückmeldung. Ich hatte bereits vermutet, dass diese Lösung eher schwer sein wird. Kurze Frage zu deinem Code.
        An welcher Stelle meines Codes müsste ich diesen ergänzen?

        Sub Anlage_verschieben()
        Dim strPath As String
        Dim objMail As MailItem
        Dim intAnlagen As Integer, i As Integer
        On Error Resume Next
        ‚Pfad zu meinem Ordner
        strPath = „L:\AGCS\GER\Claims\LIAB\Muenchen\HIRN\Paperless“
        ‚Schleife
        For Each objMail In Outlook.ActiveExplorer.Selection
        With objMail
        ‚Mails auf vorh. Anlagen prüfen
        intAnlagen = .Attachments.Count
        If intAnlagen > 0 Then
        For i = 1 To intAnlagen
        ‚Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
        .Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & „\“ & Format(.ReceivedTime, „yyyy-mm-dd_hh-mm“) & “ “ & .Attachments.Item(i).FileName
        Next i
        End If
        End With
        Next objMail
        End Sub

        Bin leider kein VBA-Fachmensch. :-/

        Vielen Dank und Gruß
        Adrian

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      • katharinakanns schreibt:

        Hallo Adrian,
        die Zeile kommt vor
        .Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & „\“ & Format(.ReceivedTime, „yyyy-mm-dd_hh-mm“) & “ “ & .Attachments.Item(i).FileName
        und danach muss noch ein
        End If
        hin. Damit sollte es klappen.
        lg
        Katharina

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  26. Adrian schreibt:

    Hallo Katharina,
    das habe ich so umgesetzt:

    Sub Anlage_verschieben()
    Dim strPath As String
    Dim objMail As MailItem
    Dim intAnlagen As Integer, i As Integer
    On Error Resume Next
    ‚Pfad zu meinem Ordner
    strPath = „L:\AGCS\GER\Claims\LIAB\Muenchen\HIRN\Paperless“
    ‚Schleife
    For Each objMail In Outlook.ActiveExplorer.Selection
    With objMail
    ‚Mails auf vorh. Anlagen prüfen
    intAnlagen = .Attachments.Count
    If intAnlagen > 0 Then
    For i = 1 To intAnlagen
    ‚Bilder auschließen
    If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „jpg“ and Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „bmp“ and .Attachments.Item(i).Size < 1000 Then
    End If
    'Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
    .Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & "\" & Format(.ReceivedTime, "yyyy-mm-dd_hh-mm") & " " & .Attachments.Item(i).FileName
    Next i
    End If
    End With
    Next objMail
    End Sub

    Ich erhalte nun den Fehler "Fehler beim Kompilieren, Erwartet: GoTo oder Then"
    Was mache ich hier falsch?

    Gruß
    Adrian

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  27. katharinakanns schreibt:

    For i = 1 To intAnlagen
    ‚Bilder auschließen
    If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „jpg“ and Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „bmp“ and .Attachments.Item(i).Size < 1000 Then
    'Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
    .Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & "\" & Format(.ReceivedTime, "yyyy-mm-dd_hh-mm") & " " & .Attachments.Item(i).FileName
    End If
    Next i

    zwei Tippfehler waren drin, und das End If gehört weiter nach unten – nach dem SaveAsFile
    So sollte es passen.
    lg

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  28. Adrian schreibt:

    Hi Katharina,
    ich habe Deine Anpassungen übernommen, allerdings passiert nun leider gar nichts, d.h. es erscheint weder eine Fehlermeldung, noch werden Dateien gespeichert:

    Sub Anlage_verschieben_Test()
    Dim strPath As String
    Dim objMail As MailItem
    Dim intAnlagen As Integer, i As Integer
    On Error Resume Next
    ‚Pfad zu meinem Ordner
    strPath = „L:\AGCS\GER\Claims\LIAB\Muenchen\HIRN\Paperless“
    ‚Schleife
    For Each objMail In Outlook.ActiveExplorer.Selection
    With objMail
    ‚Mails auf vorh. Anlagen prüfen
    intAnlagen = .Attachments.Count
    If intAnlagen > 0 Then
    For i = 1 To intAnlagen
    ‚Bilder auschließen
    If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) = „jpg“ And Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) = „bmp“ And .Attachments.Item(i).Size < 5 Then
    'Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
    .Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & "\" & Format(.ReceivedTime, "yyyy-mm-dd_hh-mm") & " " & .Attachments.Item(i).FileName
    End If
    Next i
    End If
    End With
    Next objMail
    End Sub

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    • katharinakanns schreibt:

      For i = 1 To intAnlagen
      ‚Bilder auschließen
      If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „jpg“ and Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „bmp“ and .Attachments.Item(i).Size < 1000 Then
      'Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
      .Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & "\" & Format(.ReceivedTime, "yyyy-mm-dd_hh-mm") & " " & .Attachments.Item(i).FileName
      End If
      Next i

      Irgendwie hat der Editor das falsch korrigiert – da war auf einmal = statt

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  29. Adrian schreibt:

    Leider wird weiterhin keine Datei abgespeichert.
    Gruß
    Adrian

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  30. Steve schreibt:

    Hallo Katharina,

    ich habe das Script etwas umgewandelt,
    allerdings kommt bei mir Laufzeitfehler ’13‘ Typen unverträglich.
    Der Debugger zeigt den Fehler bei Next myItem, obwohl ich dort nichts verändert habe

    Public Sub Inbox_Anhaenge_handeln()
    Dim myItem As Outlook.MailItem
    Dim mAtts As Attachments
    Dim mAtt As Attachment
    Dim olNamespace As Outlook.NameSpace
    Dim olFolder As Outlook.Folder
    Dim olItems As Outlook.Items

    Set olNamespace = GetNamespace(„MAPI“)
    Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set olItems = olFolder.Items

    For Each myItem In olItems

    Set mAtts = myItem.Attachments

    If mAtts.Count = 1 Then
    Set mAtt = mAtts(1)

    If LCase(Right(mAtt.FileName, 4)) = „.pdf“ Then
    myItem.Categories = „Grüne Kategorie“
    Else
    myItem.Categories = „Gelbe Kategorie“
    End If

    ElseIf mAtts.Count > 1 Then
    myItem.Categories = „Rote Kategorie“
    Else
    myItem.Categories = „Fehlerhafte Bestellung“
    End If

    Next myItem

    Set mAtt = Nothing
    Set mAtts = Nothing
    Set myItem = Nothing
    Set olItems = Nothing
    Set olFolder = Nothing
    Set olNamespace = Nothing

    End Sub

    Mit freundlichen Grüßen

    Steve

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    • katharinakanns schreibt:

      Hallo Steve,
      das könnt‘ jetzt daran liegen, dass in dem Ordner nicht nur Elemente vom Typ mailItem liegen – was helfen kann, ist
      Dim myItem As Object
      Damit ist das dann „allgemeiner“ definiert – und mit ein bisschen Glück läuft es trotzdem durch 🙂
      Viel Erfolg!
      Katharina

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  31. Juergen schreibt:

    Hallo,
    besten Dank für diese Lösung, das ist das, was ich grad gebrauchen kann.
    Ich habe täglich Dateien zu archivieren, die von einem bestimmten Sender kommen, somit liese sich das Script von ganz von Anfang dieser Diskussion perfekt dafür nutzen.
    Ich kann mit einer Regel dieses Script auswählen und es hat funktioniert.
    Die Regel schaut bei eintreffenden Mails nach dem Sendernamen, soll dann die Mailanhänge speichern und dann die Mail verschieben.
    Das hat aber leider nur einmal funktioniert, ich bekomme das ein zweites Mal nicht zum Laufen.

    Wenn ich die Mail im Posteingang lasse und die Regel jetzt anwenden-Funktion benutze, macht die Regelautomatik alles mit der Mail, was ich will und einstellen kann, nur die Bilder werden nicht mehr kopiert.

    Verwendet habe ich:
    Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
    Dim mAtts As Attachments
    Dim mAtt As Attachment
    Set mAtts = myItem.Attachments
    While mAtts.Count > 0
    Set mAtt = mAtts(1)
    mAtt.SaveAsFile „C:\temp\“ & mAtt.DisplayName
    mAtts.Remove 1
    Wend
    End Sub

    Wäre lieb, wenn mir da nochmal geholfen werden könnte.
    Habe selbst schon einige Programmiersprachen betrieben (ist lange her), somit sind mir die Logiken durchaus geläufig, aber VB habe ich nie gemacht.

    Wo kann der Fehler liegen?

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    • katharinakanns schreibt:

      Hallo Jürgen,
      das ist jetzt ein bissl Kristallkugelschauen … vielleicht sind die Bilder keine „echten“ Anhänge? Der Krampf mit allen Mails ist der, dass unterschiedliche Programme (allen voran Lotus Notes bzw. Outlook) unterschiedlich mit diversen Objekten umgehen. Da wird eingebettet, angehängt, … jedes Programm ganz, wie es grad lustig ist 😦
      Kannst mir aber gern so ein Mail einmal weiterleiten (katharina.schwarzer@soprani.at), und ich schau hinein, was da passiert.
      Herzliche Sonntagsgrüße
      Katharina

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      • Juergen schreibt:

        Hallo,
        danke für die Meldung. Ist keine Selbstverständlichkeit.

        Die Anhänge in den Mails sind ganz normale jpg-Bilder, die als Anhang angehängt sind.
        Also ganz einfache Dateien, die mit Namensformat (besteht aus Seriennummer, Datum und Uhrzeit.jpg) aus jeder Mail einfach abspeicherbar wären.
        Die Bilder tauchen als Bild nicht in der Mail auf.
        Es sind aber pro Mail mehrere Bilder.

        Ich leite mal so ein Beispiel weiter.

        Es hat einmal funktioniert, mir kommt es so vor, als würde der Zähler für die Anzahl der angehängten Bilder, der anfänglich gesetzt wird, nicht mehr zurückgesetzt, aber das ist mein Eindruck als Laie.

        Ich schicke mal so eine Mail und den Scriptcode durch.
        Danke schonmal.

        Gruß
        Jürgen

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      • katharinakanns schreibt:

        Hallo Jürgen,
        Erster Ansatz:
        Vor dem End Sub fehlt noch

        Set mAtt = Nothing
        Set mAtts = Nothing

        Sonst werden die Objektvariablen nach erfolgreichem Löschen nicht freigegeben. Ich freu mich, wenn’s damit klappt; wenn nicht, dann such ich gern noch weiter.
        lg
        Katharina

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  32. Joy Regina schreibt:

    Super Danke! ich hätte hier noch eine Frage!

    Wie lassen sich die anhänge mit Absender im Dateinamen abspeichern?

    Beispielsweise erhalte ich einige Datenblätter welche ich unter einem bestimmten Ordner ablege. Das hat super mit dem Modul funktioniert. Leider benennen einige Absender die Datenblätter, womit ich dann zahlreiche Datenblätter im Ordner hab – aber nicht weiß vom welchem Absender…

    würde mich sehr auf eine Anwort freuen!!! DANKE schon mal
    LG, Joy

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  33. Heiko W. schreibt:

    Hallo Katharina,
    ich habe auch ein ‚Problem‘
    ich bekomme täglich eine Email mit einem PDF, diese verschiebe ich zur Zeit per Regel in einen Ordner.

    nun wollte ich das diese Regel dann auch den Anhang abspeichert. Leider hat zwar das Skript funktioniert O.o aber leider im Falschen Ordner und ich musste 1000+ Dateien per Hand löschen.

    Ich denke es liegt an meinen 5 Postfächern die ich habe.
    Wie bekomme ich das ‚richtige‘?
    und muss ich etwas beachten wegen der Regel? (wegen dem Verschieben der Mail)

    Ablauf: Mail kommt in Posteingang (solar@xxx.de) wird verschoben in den Ordner „Solar“
    und die PDF soll auf D:\SOLAR\SOLAR_Reports\ abgespeichert werden.

    P.S.: hatte es auch schon mal Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders(„meinUnterordner“) damit probiert, aber irgendwie mag er den ‚Ordner‘ nicht. Wobei ich auch noch denke das er den ‚falschen‘ Posteingang hat.

    Public Sub Inbox_Anhaenge_handeln()

    Dim myItem As Outlook.MailItem
    Dim mAtts As Attachments
    Dim mAtt As Attachment
    Dim olNamespace As Outlook.NameSpace
    Dim olFolder As Outlook.Folder
    Dim olItems As Outlook.Items
    Set olNamespace = GetNamespace(„MAPI“)
    Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
    Set olItems = olFolder.Items
    For Each myItem In olItems
    Set mAtts = myItem.Attachments
    Dim I As Long
    For I = 1 To mAtts.Count
    Set mAtt = mAtts(I)
    mAtt.SaveAsFile „D:\SOLAR\SOLAR_Reports\“ & mAtt.DisplayName
    Next I
    Next myItem
    Set mAtt = Nothing
    Set mAtts = Nothing
    Set myItem = Nothing
    Set olItems = Nothing
    Set olFolder = Nothing
    Set olNamespace = Nothing
    End Sub

    würde mich über Hilfe sehr freuen.
    Mfg heiko

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    • Heiko W. schreibt:

      Hallo,
      ganz Vergessen, es handelt sich um Outlook 2016
      MfG Heiko

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    • katharinakanns schreibt:

      Hallo Heiko,
      wo sind die Anhänge denn gelandet? Aus welchem Ordner müsstest du da Kopien löschen? Das kann ich noch nicht ganz nachvollziehen.
      An sich dürfte das Problem im Aufrufen stecken, da hast du wahrscheinlich recht. Das Skript arbeitet mit allen Mails, die im Posteingang des Standardpostfaches liegen. Wenn das Mail einmal verschoben ist, dann liegt es ja nicht mehr im Posteingang, sondern in „solar“, und darauf greift das Skript nicht zu. Ist das nun das Problem? Dass gar keine Anhänge mehr abgelegt werden?
      Irgendwie sind das widersprüchliche Fehlerbeschreibungen, ich brauch noch mehr Info, damit ich dir gut helfen kann.
      lg
      Katharina

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      • Heiko W. schreibt:

        Halllo,
        ich habe das Script einmal ausgeführt um es zu testen. (gab am Anfang Probleme, wegen den „)
        Nachdem das Script einmal durchgelaufen ist, sind alle Anhänge im richtigen Ordner gelandet ABER vom falschen Posteingang (Email Acc)
        Es wurden alle Anhänge meines ‚Haupt’Email Accounts genommen.

        das script soll mit der Regel (Mail kommt, verschieben in Solar und Script) laufen.

        P.S. ich denke, das Script ansich funktioniert (so wie ich das gerne hätte) sollte nur auf den ‚richtigen‘ EMail Acc zugreifen „und den richtigen Ordner“ (wie das die Regel abarbeitet weiß ich leider nicht)

        Für weitere Fragen stehe ich gerne auch per Tel oder Teamviewer zur Verfügung.
        Da ich denke das ist nicht leicht zu beschrieben ist.

        Vielen Dank
        MfG Heiko

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      • Heiko W. schreibt:

        wieder was Vergessen.

        Es ist nicht ‚im‘ falschen Ordner gelandet
        Sondern ‚vom‘ falschen Ordner die Daten gezogen worden O.o

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      • katharinakanns schreibt:

        Hallo Heiko,
        alles klar:
        Statt
        Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
        brauchst du
        Set olFolder = olNamespace.Folders(„solar@xxx.de“).Folders(„Solar“)

        Damit ist der zu durchsuchende Ordner der Unterordner „Solar“ des Postfachs „solar@xxx.de“ und nicht mehr der Standard-Posteingangsordner.
        lg und ein schönes Wochenende
        Katharina

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      • Heiko W. schreibt:

        Hallo Katharina,
        Vielen Dank für die schnelle Antwort.

        Leider klappt es nicht.
        ich kenne mich mit VBA leider gar nicht aus und weiß gerade nicht wo der Fehler liegt.
        ich kann nur soviel Sagen das beim Debuggen
        Set olFolder = olNamespace.Folders(„solar(spam)@xxx.de“).Folders(„Solar“)
        gelb Markiert wird.

        wenn ich den Ordner Solar anklicke und dann auf Eigenschaften kommt das
        \\solar(spam)@xxx.de\Posteingang

        hab ich hier einen ‚denkfehler‘?

        würde mich über eine Antwort sehr freuen und wünsche ein schönes Wochenende.
        MfG Heiko

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