Bei Ihnen trudeln haufenweise E-Mails ein, deren Anhänge Sie dann ablegen müssen – und zwar jedes Mal in den gleichen Ordner?
Das lässt sich automatisieren. Mit ein bisschen VBA – nicht erschrecken, ich zeig Ihnen, wie Sie das einrichten:
Öffnen Sie den VBA-Editor in Outlook (dazu drücken Sie die Tastenkombination Alt+F11).
Fügen Sie ein neues Modul hinzu. Dazu klicken Sie im Projekt-Explorer, den Sie links im Fenster finden, mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Projekt1, wählen dann Einfügen und dann Modul.
In das große leere Feld rechts fügen Sie nun Folgendes ein:
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem) Dim mAtts As Attachments Dim mAtt As Attachment Set mAtts = myItem.Attachments While mAtts.Count > 0 Set mAtt = mAtts(1) mAtt.SaveAsFile "C:\meinSpeicherort\" & mAtt.DisplayName mAtts.Remove 1 Wend End Sub
Ersetzen Sie darin C:\meinSpeicherort durch das Verzeichnis, in das Sie die Anhänge speichern wollen. Speichern Sie – durch Klick auf die Diskette (wie altmodisch!) oder mit der Tastenkombination Strg+S.
Schließen Sie den VBA-Editor.
Öffnen Sie den Regel-Manager mit START > Verschieben > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten … und klicken Sie auf Neue Regel. Im Regel-Assistent klicken Sie im Feld 1. Schritt auf Regel ohne Vorlage erstellen > Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden, und dann auf Weiter >.
Nun bestimmen Sie die Bedingung, unter der Sie die automatische Anhangspeicherung vornehmen wollen (z.B. alle Mails von einem bestimmten Empfänger, mit einem bestimmten Schlüsselwort, …). Weiter >.
Unter 1. Schritt: Aktionen auswählen haken Sie nun ein Skript ausführen an (dazu müssen Sie eventuell ein bisschen hinunterscrollen), dann klicken Sie auf den unterstrichenen Text ein Skript, und jetzt wählen Sie in der Skriptliste Anhaenge_handeln aus. Ok. Weiter >. Weiter >. Fertigstellen.
Viel Freude mit der neuen Automatik!
katharinakanns
Hallo Karin,
ich finde den Blog super. Attachements + Emails strukturiert in generierten Unterverzeichnissen abzulegen ist für uns in Projekten sehr wichtig. Eine schlanke Lösung (bzw. in Kombination mit Regeln) wie hier bevorzuge ich aber.
Folgender Wunschablauf:
-) Ablage von Attachements in ein Zielverzeichnis mit generiertem Unterverzeichnis (Format: yyyymmdd_Betreff_Absender\); Bei Betreff wäre gut limitieren zu können 😉 (z.B. 20 Zeichen)
-) Email in das gleiche generierte Unterverzeichnis ablegen (Attachements abgetrennt , Emails als .msg oder .eml). Das Email kann aber den gleichen Namen wie das Unterverzeichnis haben (Datum_Betreff_Absender\).
-) Falls gleiche Dateinamen bei den Attachments: zusätzliche Nummer oder Zeitstempel anhängen
(aber die Lösung habe ich hier schon gesehen 🙂 ).
Ich habe Dir auch schon eine Anfrage geschickt. Aber bis jetzt keine Antwort erhalten ;-).
Danke & lg aus Graz
Hermann
LikenLiken
PS: hätte ja auch unsere Website angegeben. Aber dann wird der Kommentar nicht angeschickt. Ohne Website ging es dann ;-).
LikenLiken
PPS: meinte natürlich Katharina, Karin war ein Freud’scher Verschreiber :-).
LikenLiken
🙂 Kein Problem, bei „Martha“ wär ich irritiert gewesen, „Karin“ bin ich gewöhnt 🙂
Mail ist geschrieben. Danke fürs Erinnern. Es war zu viel los hier …
LikenLiken
funktioniert leider nicht mehr ab Outlook 2013. Gibt es hierfür eine Alternative? (Emails werden mit Regel in bestimmten Ordner verschoben und nur die Anhänge dieser Mails sollen abgespeichert werden
LikenLiken
Hallo,
wie zeigt sich denn dieses „funktioniert nicht mehr“?
Grundsätzlich klappt das auch in Version 2019 noch, es liegt also nicht ursächlich an der Version, wobei natürlich bei einer Versionsänderung manche Parameter verstellt werden (ärgerlicherweise).
lg
Katharina
LikenLiken
Hallo, ich habe das Skript über den VBA Editor erstellt, wenn ich jetzt eine Regel erstellen will, erscheint mir unter dem 2. Aktion NICHT der Punkt mit dem Skript ausführen ?!??! Was tun ?
Danke Swen
LikenLiken
Hallo Swen,
scroll in den Kommentaren ein bisschen höher; das ist schon beschrieben.
lg
Katharina
LikenLiken
Hallo Katharina,
ich nutze Outlook 2016 in Office365 m. Exchange und habe versucht das Script über den Regelassistenten aufführen zu lassen.
Die erste Hürde war in der Registry nötig, dort habe ich in HKCU „EnableUnsafeClientMailRules“ eingefügt, um die in Outlook 2016 verschwundene Aktion „Skript ausführen“ wieder im Regelassistenten sichtbar zu machen.
Die neue Regel mit aktiviertem Skript läuft aber sie führt nichts aus, im lokalen Verzeichnis auf USB Datenträger wird nichts gespeichert.
Wie kann ich prüfen woran es liegt, kann ich sehen wo das Skript hängt oder warum es nicht zur Speicherung von Anlangen kommt?
Danke vorab 😉
LikenLiken
Hallo Katharina,
immer noch toller Blog – ich hab das jetzt so gelöst, da ich es auf Knopfdruck brauche und mir sonst die gleichen PDF’s überschrieben werden:
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
Set mAtts = myItem.Attachments
While mAtts.Count > 0
Set mAtt = mAtts(1)
mAtt.SaveAsFile „C:\meinOrdner\“ & Format(Now, „yyyymmdd hhmmss“) & Strings.Right(Strings.Format(Timer, „#0.00“), 2) & mAtt.DisplayName
mAtts.Remove 1
Wend
End Sub
aber die Schleife damit nur PDF’s reinlaufen, habe ich leider nicht hinbekommen.
Kannst du mir da eve noch kurz helfen?
‚If Right(mAtt.DisplayName, 4) = „.pdf“ Then mAtt.SaveAsFile „C:\MeinOrdner\“ & mAtt.DisplayName“
LikenLiken
Guten Morgen, Florian,
danke für das Lob 🙂
Mit dem Schnipsel hier werden nur pdfs „behandelt“ und auch nur pdfs gelöscht:
Dim numAtt As Long
numAtt = 1
Set mAtts = myItem.Attachments
While mAtts.Count > numAtt – 1
Set mAtt = mAtts(numAtt)
If LCase(Right(mAtt.DisplayName, 4)) = „.pdf“ Then
mAtt.SaveAsFile „C:\“ & Format(Date, „yyyymmdd“) & „_“ & myItem.Sender & „_“ & Format(myItem.ReceivedTime, „yyyymmdd“) & „_“ & mAtt.DisplayName
mAtt.Delete
Else
numAtt = numAtt + 1
End If
Wend
Viel Erfolg!
lg Katharina
LikenLiken
Hallo Katharina,
Ich hab dasselbe Problem wie Ingo (siehe Kommentar vom 07.01.2020)
Das Problem mit der fehlenden Aktion „Skript ausführen“ hatte ich auch gelöst.
Allerdings werden bei mir auch keine empfangenen Excel-Datei in einem vorgegebenen Ordner gespeichert.
Vielen Dank schonmal für deine Rückmeldung
LikenLiken
Hallo Steffen,
passiert einfach gar nichts? Keine Fehlermeldung, aber auch kein Speichern, und die Datei bleibt erhalten?
lg Katharina
LikenLiken
Hallo Katharina,
vielen Dank für die guten Erklärungen, ich habe es nach deiner Anleitung umgesetzt und es tut auch was es soll.
Allerdings habe ich ein weiterführendes Problem:
Von manchen Kollegen kommt eine Mail mit mehreren Anhängen, die nach Möglichkeit alle in unterschiedliche Ordner sollten. Manche Anhänge davon sollen aber auch gar nicht erst gespeichert werden. Zudem müssten die Anhänge noch unter einem bestimmtem Namen, je nach Originalname abgespeichert werden.
Ist das alles irgendwie machbar?
Viele Grüße!
Nico
LikenLiken
Hallo Nico,
das ist machbar – es stecken hier in den Kommentaren schon die richtigen Codeschnipsel zum Ausschließen bestimmter Dateien oder Dateiformate, und zur Unterscheidung für unterschiedliche Behandlungs“methoden“ – z.B. unterschiedliche Ordner.
Wichtig ist dafür die Arbeit, bevor die Programmierung beginnt: eine genaue Definition, woran das Programm erkennen soll, was es tun soll.
lg
Katharina
LikenLiken
Hallo Katharina !
Ich habe schon vor einigen Jahren diese Applkation nutzen wollen, bin aber gescheitert (seither erhalte ich alle eure Korrespobndenz zu diesem Thema, habe aber damals das Problem anders gelöst). Jetzt ist das Problem wieder aktuell. Kein Problem das Madul zu erstellen und eine Regel zu erstellen. Aber in der Auswahl der Aktion die ausgeführt werden soll wird die Option „Skript ausführen“ nicht angezeigt (leider kann ich keinen screenshot des Bidschirms senden). Was kann ich tun ? Ich habe Win10, Windows365. vorher war es win8, win 7 und entsprechand anderes Office. Ich konnte es nie zum Laufen bringen…
Danke für einen Hinweis
LikenLiken
Hallo Reinhard,
Lösungsvorschlag 1:
Hast du im Fenster mit den möglichen Aktionen nach unten gescrollt? Der Eintrag „ein Skript ausführen“ ist auf den ersten Blick nicht ersichtlich.
Lösungsvorschlag 2:
Unter Optionen>TrustCenter>Einstellungen für das Trust Center>Makroeinstellungen die Sicherheitsstufe runtersetzen, da dein Makro vermutlich keine Signatur hat. Danach Outlook neu starten und es sollte funktionieren
Lösungsvorschlag 3:
Sonst wird es mühsam – da ist wahrscheinlich die Registry verhunzt. Sollzustand:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security]
„EnableUnsafeClientMailRules“=dword:00000001
und hier der Link zum Artikel bei Microsoft:
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_outlook-mso_win10/the-option-to-run-a-scritp-has-disappeared-from/d289e698-47fa-497a-80fa-633067a0de37#ThreadAnswers
lg Katharina
LikenLiken
Danke. Die Vorschläge 1+2 haben erwartungsgemäß keinen Erfolg gehabt. Aber der Eintrag hat in der Registry gefehlt, ich habe ihn eingetragen und jetzt kann ich „ein Skript“ ausführen anklicken und das skript anwählen. Alles läuft wie versprochen und erwünscht. Danke.
LikenLiken
Prima das Script.
Funktioniert einwandfrei.
Dankeschön.
Wir mußten nur die Makrosicherheit etwas runter schrauben.
LikenLiken
Hallo,
ich versuche auch seit einer Weile diese Funktion zu hinterlegen aber irgendwie wird es nicht ausgeführt, also es kommt eine neue Email an, aber der Anhang wird nicht abgelegt.
LikenLiken
Hallo Daniel,
das Skript macht auch noch keine Automatik – da müsstest du noch eine Regel ergänzen, die das startet. Wie das geht, steht schon in den Kommentaren 🙂
lg
Katharina
LikenLiken
Hallo, ich habe eine Regel erstellt, diese fragt einmal um makros zu aktivieren, nach Aktivierung funktioniert es dann, aber am nächsten Tag ist die Regel verschwunden.
LikenLiken
Dann hat es noch was in den Sicherheitseinstellungen … dazu gibt es in den Kommentaren schon eine Menge Infos zu den verschiedenen Versionen von Outlook.
LikenLiken
Sehr gute Bescheibung bzw Lösung… Läuft auch, allerdings werden die Datein immer überschrieben, denn jede Mail hat ein 3er Set Nilder von meiner HikVision Camera im Anhang.
Eine Ablage nach Datum und Nummerierung 0 bis x würde ich mir wünschen.
Wer kann absolutem Beginner helfen? 😉
LikenLiken
Hallo,
da muss die Zeile mit der Speicherung ein bisschen „aufgeblasen“ werden:
mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & Format$(date(), "yyyymmdd") & "_" & mAtts.Count & "_" & mAtt.DisplayNameJetzt kommt das aktuelle Daum dazu, und eine laufende Nummer (von 3 bis 1).
lg
Katharina
LikenLiken
Super Blog und tolle Erklärung. Gibt es denn auch die Möglichkeit das die Anhänge nicht von der entsprechenden E-Mail gelöscht werden sondern das diese dort weiter als Anhang weiterbestehen und diese zusätzlich in den entsprechenden Ordner gespeichert werden?
LikenLiken
Statt
While mAtts.Count > 0Set mAtt = mAtts(1)
mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
mAtts.Remove 1
Wend
sollte das klappen:
Dim I as longFor I = 1 to mAtts.Count
Set mAtt = mAtts(I)
mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
Next I
lg
Katharina
LikenLiken