Bei Ihnen trudeln haufenweise E-Mails ein, deren Anhänge Sie dann ablegen müssen – und zwar jedes Mal in den gleichen Ordner?
Das lässt sich automatisieren. Mit ein bisschen VBA – nicht erschrecken, ich zeig Ihnen, wie Sie das einrichten:
Öffnen Sie den VBA-Editor in Outlook (dazu drücken Sie die Tastenkombination Alt+F11).
Fügen Sie ein neues Modul hinzu. Dazu klicken Sie im Projekt-Explorer, den Sie links im Fenster finden, mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Projekt1, wählen dann Einfügen und dann Modul.
In das große leere Feld rechts fügen Sie nun Folgendes ein:
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem) Dim mAtts As Attachments Dim mAtt As Attachment Set mAtts = myItem.Attachments While mAtts.Count > 0 Set mAtt = mAtts(1) mAtt.SaveAsFile "C:\meinSpeicherort\" & mAtt.DisplayName mAtts.Remove 1 Wend End Sub
Ersetzen Sie darin C:\meinSpeicherort durch das Verzeichnis, in das Sie die Anhänge speichern wollen. Speichern Sie – durch Klick auf die Diskette (wie altmodisch!) oder mit der Tastenkombination Strg+S.
Schließen Sie den VBA-Editor.
Öffnen Sie den Regel-Manager mit START > Verschieben > Regeln > Regeln und Benachrichtigungen verwalten … und klicken Sie auf Neue Regel. Im Regel-Assistent klicken Sie im Feld 1. Schritt auf Regel ohne Vorlage erstellen > Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden, und dann auf Weiter >.
Nun bestimmen Sie die Bedingung, unter der Sie die automatische Anhangspeicherung vornehmen wollen (z.B. alle Mails von einem bestimmten Empfänger, mit einem bestimmten Schlüsselwort, …). Weiter >.
Unter 1. Schritt: Aktionen auswählen haken Sie nun ein Skript ausführen an (dazu müssen Sie eventuell ein bisschen hinunterscrollen), dann klicken Sie auf den unterstrichenen Text ein Skript, und jetzt wählen Sie in der Skriptliste Anhaenge_handeln aus. Ok. Weiter >. Weiter >. Fertigstellen.
Viel Freude mit der neuen Automatik!
katharinakanns
Vielen Dank für den tollen Beitrag,
ich habe nur ein Problem ich möchte mehrere Skripte einfügen und mit verschiedenen Regeln Laufen lassen. Ich bekomme aber keine neuen Projekte Angelegt nur Module.
Aber bei Outlook erscheint nur das der Name des Projektes und nicht der Module die unter dem Projekt liegen
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Danke für das Lob 🙂
Outlook denkt ein bisschen anders als die anderen Office-Produkte: ganz Outlook ist ein einziges Projekt. In jedem Projekt kann man Module anlegen so viele man möchte, sie müssen nur unterschiedliche Namen haben. In die kommen dann die Prozeduren (=“Makros“, beginnend mit Sub und beendet mit End Sub), die auch wieder alle unterschiedlich heißen müssen (vereinfacht dargestellt). Jedes Modul kann beliebig viele Prozeduren beinhalten. Die Prozeduren (Makros) können dann einzeln aufgerufen werden.
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Vielen Dank für dieses nützliche Werkzeug. Ein weitergehendes Problem hätte ich (und scheinbar nicht nur ich) da aber noch: Wie kann man festlegen, das nur diejenigen Anhänge gespeichert werden, die schon im Pdf-Format hereinkommen? Mit dieser Formel werden bei mir auch Bildformate (zB. wenn sie in die Email eingebettet sind) abgelegt.
LG
SF
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Hallo Stefan,
da braucht’s nur eine kleine Ergänzung, denkt man, aber die Schleife muss nun auch umgeschrieben werden.
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
Dim I As Long
Set mAtts = myItem.Attachments
For I = mAtts.Count To 1 Step -1
Set mAtt = mAtts(I)
If Right(mAtt.DisplayName, 4) = „.pdf“ Then
mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
mAtts.Remove I
End If
Next I
End Sub
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Hi,
die Ur-Variante funktioniert super, Danke dafür! Die 2. Variante in der nur nach .pdf gesucht wird führt jedoch zum Absturz von Outlook2013 bei mir (keine Rückmeldung, Endlos Eieruhr). Irgendeine Idee woran das liegen könnte?
Vielen Dank,
Andreas
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Hallo Andreas,
ich hab das nun korrigiert – die Schleifenlogik passt nicht mehr, wenn man nur manche Anhänge löscht. Danke für das Feedback, ich hoffe, das passt nun.
lg
Katharina
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Dankefein.
LG
SF
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Hallo,
dieser Skript wäre genau das was ich gesucht habe 🙂
Leider wird er zwar ausgeführt aber es werden keine Dateien gespeichert.
Ich habe es auf bereits eingegangene Mails mittels Regel jetzt anwenden versucht.
Meine Umgebung wäre Windows 10 mit Outlook 2013 an einem Exchange Server 2008.
Verwendet habe ich ein gemapptes Netzlaufwerk sowie Testweise einen Lokalen Ordner.
Mache ich etwas falsch?
Vielen Dank!
LG
user96
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Hallo,
dieser Skript wäre genau das was ich gesucht habe 🙂
Leider wird er zwar ausgeführt aber es werden keine Dateien gespeichert.
Ich habe es auf bereits eingegangene Mails mittels Regel jetzt anwenden versucht.
Meine Umgebung wäre Windows 10 mit Outlook 2013 an einem Exchange Server 2008.
Verwendet habe ich ein gemapptes Netzlaufwerk sowie Testweise einen Lokalen Ordner.
Mache ich etwas falsch?
Vielen Dank!
LG
user96
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Hallo,
das Skript behandelt das gerade aktive E-Mail und iteriert nicht durch einen vorhandenen Ordner. Da müsste noch eine entsprechende Schleife außen herum…
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Hallo Katharina,
kannst Du mir da noch behilflich sein mit der Schleife außenherum?
Gerne auch mit Geschenkspapier 😉
lg
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Bissi Geduld, bitte – bin noch auf Urlaub. Lösung kommt demnächst 🙂
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Vielen Dank 🙂
Erholsamen Urlaub weiterhin
lg
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Vielen herzlichen Dank für das Skriptlein 🙂
Funktioniert auch mit Netzwerkverzeichnisadressen ganz wunderbar, das erspart uns einmal im Monat ab sofort viel lästige Abspeicherarbeit 🙂
Ich habe nur festgestellt, dass bei der Pfadangabe am Schluss noch ein Rückschrägstrich stehen muss, sonst denkt Outlook beim Speichern, das letzte Verzeichnis wäre teil des zu speichernden Dateinamens.
Danke sehr!
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Danke – hab das korrigiert, damit alles klar ist 🙂
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Hallo,
wollte mal ganz leise Nachfragen ob meine Problemstellung auch gelöst werden kann.
lg
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Ich denke, ich komm heut Abend dazu – ich hab grad einige dringende Kundenaufträge, die ich hoffentlich noch erledigen kann.
Hab’s nicht vergessen, nur mal dem schnöden Geldverdienen untergeordnet 😉
lg
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Dankeschön….. 🙂
und sorry für´s nerven
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Sodala:
Public Sub Inbox_Anhaenge_handeln()
Dim myItem As Outlook.MailItem
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
Dim olNamespace As Outlook.NameSpace
Dim olFolder As Outlook.Folder
Dim olItems As Outlook.Items
Set olNamespace = GetNamespace(„MAPI“)
Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set olItems = olFolder.Items
For Each myItem In olItems
Set mAtts = myItem.Attachments
While mAtts.Count > 0
Set mAtt = mAtts(1)
mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
mAtts.Remove 1
Wend
Next myItem
Set mAtt = Nothing
Set mAtts = Nothing
Set myItem = Nothing
Set olItems = Nothing
Set olFolder = Nothing
Set olNamespace = Nothing
End Sub
Danke fürs Warten und Erinnern – das passt schon 🙂 Manchmal bleibt halt was „Freiwilliges“ liegen.
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Ich schon wieder…. 😦
Vorab vielen Dank für Deine Mühe, ich habe es nach Deiner Anweisung gemacht aber nun kann ich in der Regel kein Skript auswählen. Im VBA Editor steht es aber unter Modul1 drinnen…
Sorry…
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Guten Morgen 🙂
Wieso Regel? Das neue Makro durchläuft die gesamte Inbox und legt alle Anhänge ab. Aktiviert wird es am besten durch ENTWICKLERTOOLS > Makros > … (Wenn die ENTWICKLERTOOLS nicht da sind: DATEI > Optionen > Menüband anpassen.) Oder du bindest es in die Schnellzugriffsleiste ein (DATEI > Optionen > Schnellzugriffsleiste > …)
ACHTUNG ACHTUNG ACHTUNG: Dieses Makro speichert ALLE Anhänge aus der Inbox ab und löscht sie aus den Mails!! Wenn das so nicht das Ziel ist, musst du ggf. noch was anpassen (z.B. auf pdfs einschränken, Absender spezifizieren, … siehe andere Makrobeispiele hier).
Das alte (ohne Schleife) hat Sinn in einer Regel, weil es sich ja nur mit der aktuell ausgewählten Nachricht befasst.
Gutes Gelingen!
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Guten Morgen,
habe vor kurzem deine Schleife ausprobiert, aber leider erzeugt sie einen Syntaxfehler.
Leider kenne ich mich VBA kaum aus.
Können Sie mir weiterhelfen
lg
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Guten Morgen,
ich habe vor kurzem deine Schleife ausprobiert leider erzeugt sie einen Syntaxfehler.
Leider kenne ich mich in VBA nicht aus.
Können Sie mir weiterhelfen :).
lg
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Hallo,
hab die Schleife jetzt grad noch einmal korrigiert – es kann sein, dass beim Copy+Paste die Anführungszeichen falsch kopiert werden. Die müssen immer die geraden Doppelstricherl sein (auf der Tastatur über dem 2er). Wenn die (warum auch immer) beim Einfügen durch andere ersetzt werden, müssten Sie sie manuell überarbeiten und durch die richtigen ersetzen.
Das ist einmal beim Text „MAPI“ und einmal beim Datenpfad (der muss sowieso überarbeitet werden).
AchtungAchtungAchtung: es wird der gesamte Posteingang von Anhängen befreit!
Hoffe es klappt wunschgemäß 🙂
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Hallo Katharina,
dein Makro läuft super danke schön für die Hilfe!
Als „nichtsooftvbamakrojaner“… wie kann ich das Makro auf einen speziellen Ordner umstellen?
Das wäre super… dann könnte ich mein Postfach systematisch verkleinern…
Danke
Viele Grüße
Gerhard
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Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
müsstest du durch
Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Folders(„meinUnterordner“)
ersetzen, wobei meinUnterordner der Name des Ordners ist, durch den sich das Makro durcharbeiten soll.
Herzliche Grüße
Katharina
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Klappt hervorragend mit dem Abspeichern – nochmals Danke schön.
Was ich gerade registriert habe – das Löschen der Anhänge funktioniert nicht… – nach mehrmaligen probieren … nö …sind weiterhin vorhanden… noch ’nen Tipp was das sein kann?
Merci!
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Hi! Ich hab das umgekehrte Problem, dass ich die Anhänge nur ablegen will und diese danach im Posteingang noch vorhanden sein sollten – dazu eine Idee? lg
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Ja!
Statt
While mAtts.Count > 0
Set mAtt = mAtts(1)
mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
mAtts.Remove 1
Wend
sollte das klappen:
Dim I as long
For I = 1 to mAtts.Count
Set mAtt = mAtts(I)
mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
Next I
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Hi,
danke fuer die gute Beschreibung und das Erstellen des VBA. Bei mir hat das VBA an einem Tag wunderbar funktioniert, am naechsten Tag funktioniert es ploetzlich nicht mehr. Es wurden keine Einstellungen geandert. Habe auch das komplette VBA mehrmals geloescht und wiedererstellt, leider ohne Erfolg. Welchen Grund kann es haben, dass das VBA nicht mehr funktioniert? Gibt es eine Moeglichkeit zu pruefen, ob das VBA ueberhaupt aufgerufen wird? Danke im Voraus
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Hallo Michael,
eine Einführung in das Programmieren lässt sich leider nicht in einem kurzen Kommentar abhandeln. Genauso wenig kann ich von hier aus beurteilen, was das Problem sein kann – als völliger VBA-Neueinsteiger kann man leider auch sehr viele Fallen übersehen.
Zum Nachlesen gibt’s seitenweise Tutorials, zum Beispiel hier: http://www.vboffice.net/de/articles/vba-editor-erste-schritte/ Für mehr Praxisbezug empfehle ich ein Coaching oder ein klassisches Classroom-Training.
Herzliche Grüße
Katharina
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Das Problem ist die Sicherheitseinstellung in Outlook.
Ich hatte dasselbe Problem.
Unter Optionen>TrustCenter>Einstellungen für das Trust Center>Makroeinstellungen die Sicherheitsstufe runtersetzen, da dein Makro vermutlich keine Signatur hat. Danach Outlook neu starten und es sollte funktionieren 😉
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Hallo,
habe dieses Skript versucht:
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
Set mAtts = myItem.Attachments
While mAtts.Count > 0
Set mAtt = mAtts(1)
mAtt.SaveAsFile „Name des Laufwerks z.B. X:\Name des Ordners\Name des Unterordners\“ & mAtt.DisplayName
mAtts.Remove 1
Wend
End Sub
Der Ordner liegt auf einem Server und es sollen wie oben beschrieben nur die PDF Anhänge abgespeichert werden.
Leider ohne das etwas gemacht wird.
Hab ich einen Fehler in der Laufwerk/Ordner Bezeichnung?
VG
Michael
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Hallo ! Danke für die einfache Lösug und die klaren Anweisungen. Mein Problem ist dass mir mein Outlook 2016 „ein skript ausführen“ als Aktion zum ausführen nicht anbietet (natürlich habe ich gescrollt und gesucht). Was mache ich falsch ???
Danke für einen Rat.
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Hallo Reinhard,
5 Arten, ein Makro zu starten – ab heute auf meinem Blog: https://blog.soprani.at/2017/01/09/5-arten-ein-makro-zu-starten/
Such dir was Passendes aus 🙂
lg
Katharina
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Liebe Katharina ! Danke für die Antwort.
Ich hab mir die 5 Arten angesehen, aber das kann ja nicht die Lösung sein: hier handelt es sich doch nicht um ein Makro sondern ein Skript ausserdem soll es ja aus Outlook heraus mit einer Regel ausgeführt werden. Es wird bei der Auswahl der möglichen Aktionen im Regel-Assistenten der Regel die Aktion „ein Skript starten“ nicht angeboten…
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Hallo Reinhard,
ach so, du willst das Makro per Regel starten.
Die Frage klingt vielleicht blöd, aber hast du im Fenster mit den möglichen Aktionen nach unten gescrollt? Der Eintrag „ein Skript ausführen“ ist auf den ersten Blick nicht ersichtlich.
herzliche Grüße
Katharina
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irgendwas ist da in der Kommunikation durcheinander gekommen. Ich antworte auf Deine Frage von 17. Januar 2017 um 11:30 (Danke). Die Frage ist nicht blöd, sie drängt sich ja auf. Deshalb habe ich in meinem ersten Kommentar bereits angeführt dass ich mehrmals in beide Richtungen gescrollt habe. Die Luste ist aber eher krz da sehe ich alles in 1 Fenster. Gerne kann ich einen screenshot senden wenn ich weiss wie. Ich werde es aber gerne nochmal versuchen und dann berichten. Welcher Fehler könnte mir unterlaufen sein dass diese Option nicht angeboten wird ???
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Wenn die Scrollerei nichts bringt, dann kann es noch sein, dass die Option unterdrückt ist (auf Firmenrechnern gang und gäbe). Dann geht’s leider nicht. Ich stell mal morgen die Anleitung ein, wie das aussehen müsste.
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Ganz lieb ! Ich bin selbst die „Firma“ und habe eine völlig korrekte Office 365 Lizenz… Aber ich versuchs nochmal. Danke jedenfalls
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Hallo zusammen,
das Problem hatten anscheinend weitere Menschen (ich auch)
Hier die regestrie Einstellung:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security]
„EnableUnsafeClientMailRules“=dword:00000001
und hier der Link zum Artikel Bei Microsoft:
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_outlook-mso_win10/the-option-to-run-a-scritp-has-disappeared-from/d289e698-47fa-497a-80fa-633067a0de37#ThreadAnswers
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Hallo. Vielen Dank für dieses Skript.
Wie müsste dieses aussehen, wenn
1. Die Dateien nicht im Anhang gelöscht werden sollen
und
2. doppelt vorhandene Dateinamen mit fortlaufenden Zahlen ergänzt werden. (Bsp.: Datei.csv, Datei(1).csv, Datei(2).csv usw.)
Vielen Dank im Voraus.
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Hallo Raik,
die nicht-Löschen-Variante findest du bereits in den Kommentaren 🙂
Das mit den doppelten ist eine nette Zusatzchallenge – da müsste vor jedem Speichern mit Dir gefragt werden, ob’s das File schon gibt, und wenn ja müsste die höchste vorkommende Nummer gesucht werden und dann beim Speichern die fortlaufende Nummer drangehängt werden.
Das sprengt jetzt hier in den Kommentaren den Rahmen, da mach ich bald einmal einen eigenen Blogpost draus.
herzliche Grüße
Katharina
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Hallo. Danke für die Antwort. Nachdem ich den Makro geändert und Outlook neu gestartet habe, wurden die Dateien gespeichert. Bleiben auch wunderbar in den Mails.
Habe mit den Schleifen etwas rumgespielt. Folgendes Ergebnis. Gibts dazu eventuell Verbesserungsvorschläge? Danke schon mal.
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
Dim I As Long
Dim sDatei As String
Dim ZAEHLER As Integer
Set mAtts = myItem.Attachments
ZAEHLER = 1
For I = 1 To mAtts.Count
Set mAtt = mAtts(I)
sDatei = „C:\SPEICHER\“ & mAtt.DisplayName
While Dir(sDatei) „“
sDatei = „C:\SPEICHER\“ & ZAEHLER & „_“ & mAtt.DisplayName
ZAEHLER = ZAEHLER + 1
Wend
mAtt.SaveAsFile sDatei
Next I
End Sub
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Hallo,
Ich habe die VBA etwas abgewandelt und auch mehrfach angelegt, da ich es mehrmals benötige.
Die Zeile
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
habe ich in z.B. folgende varianten verändert
Variante 1: Public Sub Anhaenge_10071_Eing(myItem As Outlook.MailItem)
Variante 2: Public Sub Anhaenge_10071_Ausg(myItem As Outlook.MailItem)
Analog hierzu die folgende Zeile
mAtt.SaveAsFile „C:\meinSpeicherort\“ & mAtt.DisplayName
umgewandelt je zu
mAtt.SaveAsFile „T:\Belegtransfer\10071\Eingang\“ & mAtt.DisplayName
mAtt.SaveAsFile „T:\Belegtransfer\10071\Ausgang\“ & mAtt.DisplayName
Der Rest ist wie im Original ganz oben.
Mails für den Kunden 10071 betreffen Eingangs- oder auch Ausgangsrechnungen.
Über eine Regel sollen Anlagen zu Eingangs- oder Ausgangsrechnungen in die betreffenden Ordner.
Zusätzlich die Mail als gelesen Markiert und in einen Unterordner verschoben werden.
Das anlegen der Regel mit anwendung der jeweiligen Skripte hat wunderbar funktioniert, allerdings hat er am nächsten Tag keine Anlage mehr gespeichert.
Die Mails wurde zwar wie gewünscht „gelesen“ und verschoben aber die Anlagen nicht mehr gespeichert.
Hab ich was falsch gemacht??
Besten Dank vorab!
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Liebe Katharina,
ich habe den ganzen Thread durchgelesen und will Dich jetzt auch nicht mit Fragen piesacken. Was ich machen will: Immer wenn ein Mail mit einem Anhang – durch eine Regel gesteuert – in eine bestimmten Ordner Outlook „Results“ ankommt, soll der Anhang in einen bestimmten Ordner auf ein Netzlaufwerk Q:\Results abgespeichert werden, bzw. soll die dort bereits liegende Datei überschrieben werden.
All dies hast Du hier schon irgendwann mal gelöst, aber ich bin mir nicht so ganz sicher welche Versionen aktuell sind und funktionieren, weil Du dann manchmal später geschrieben hast, dass Du noch was geändert hast.
Kannst Du mir auf die Sprünge helfen?
Ganz lieben Dank aus dem saukalten Prag!
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Hallo Heinz,
der Code ist der folgende (und alles andere hier in dem Thread funktioniert auch, ich korrigier Verbesserungen immer direkt):
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
Dim myPath As Variant
myPath = „“
If Left(myItem.Subject, 4) = „VISA“ Then
myPath = „Z:\0privat\Haushalt\Finanzen\VISA“
ElseIf myItem.SenderEmailAddress = „kunde@gmx.at“ Then
myPath = „C:\Users\Public\Documents\Kunde“
End If
If myPath „“ Then
Set mAtts = myItem.Attachments
While mAtts.Count > 0
Set mAtt = mAtts(1)
mAtt.SaveAsFile myPath
mAtts.Remove 1
Wend
End If
End Sub
Gestartet wird die Aktion dann in der Regel – unter „was soll mit der Nachricht geschehen“ steht irgendwo „ein Skript ausführen“, und da kannst du dann dieses auswählen.
lg Katharina (und glaub nicht, Wien wäre wärmer 🙂 )
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Hallo Zusammen!
Kann mir jemand zu folgendem helfen:
Ich möchte per Script einfach einen bestimmten Link ausführen lassenn, zb. http://www.orf.at.
Der Regelassistent entscheidet (wie bei Anhänge) wann dies ausgeführt werden soll
Danke!
SG
Philipp
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mAtt.SaveAsFile myPath ist für diesen Fall ein bisschen aufzublasen – ersetze die Zeile einfach durch
mAtt.SaveAsFile myPath & „\“ Format(Date, „yyyymmdd“) & „_“ & mAtt.DisplayName
lg
Katharina
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„Einen Link ausführen?“
d.h. der Link soll aktiviert, also im Browser angezeigt werden?
lg
Katharina
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@katharinakanns: ja genau
Habe es im Visual Basic Editor, Outlook 2016 mit folgendem Modul geschafft:
Public Sub ORF_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Set wshshell = CreateObject(„WScript.Shell“)
wshshell.Run „www.orf.at“
End Sub
Jetzt habe ich das Problem, dass seit einem Neustart des PC das ganze nicht mehr funktioniert??
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Unter Optionen>TrustCenter>Einstellungen für das Trust Center>Makroeinstellungen die Sicherheitsstufe runtersetzen, da dein Makro vermutlich keine Signatur hat. Danach Outlook neu starten und es sollte funktionieren
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Guten Morgen!
Ich benutzen den Eingangscode um aus Emails Anhänge abzulegen. Klappt sehr gut, vielen Dankl dafür!
Die Quellemail kommt immer vom gleichen Absender und der Anhang hat täglich den identischen Namen. Wie wandle ich den Code so ab, dass im Zielordner die Datei nicht überschrieben, sondern beispielsweise ergänzt um ein vorangestelltes Datum (oder falls einfacher zu programmieren: …eine fortlaufende Nummer…) abgespeichert wird?
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Hallo Katharina,
ich bin etwas verwirrt und hoffe, du kannst mir weiterhelfen.
Ich bin absoluter Neuling im programmieren. Copy Paste dagegen kann ich sehr gut 🙂
Deine Schritte, habe ich verfolgt und erledigt. Das Makro kann ich über die Regel aktivieren, jedoch bin ich verwirrt was das Löschen der Anlage angeht.
Ich möchte gerne für mein Unternehmen die Belege automatisch in den Rechnungseingangsordner ablegen lassen, das funktioniert mit der Programmierung – wenn ich den Speicherort hinterlegt habe, richtig?
Wird bei deinem oben genannten Beispiel der Anhang aus der E-Mail gelöscht?
Im welchen Format speichert er die Datei ab – in der Originaldatei?
Ich habe hier mehrmals das Problem gelesen, dass die Regel einmalig funktioniert hat, aber nicht für Folge E-Mails. Muss ich da etwas extra einstellen, dass mir das nicht passiert?
Kann ich einen bestimmten Zeitraum schlüsseln, in der das Makro/die Regel erst greift – z.B. erst ab 2017?
Ich hoffe, dir macht es nichts aus, dass ich dich mit so vielen Fragen überrenne.
Viele Grüße und schon mal ganz tolle Ostertage
Eric
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Meld mich bald – gönne mir gerade eine Auszeit 😊 Ich hoffe, es eilt nicht ganz arg.
Lg
Katharina
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Hallo Eric,
richtig, die Belege werden im entsprechenden Ordner abgelegt. In meinem Beispiel wird der Anhang dann gelöscht, und die Datei wird im Originalformat abgelegt.
Regeleinstellungen sind wiederum ein anderes Thema – wenn das automatisiert erfolgen soll, dann muss die Regel entsprechend formuliert werden, und die Regeln gelten grundsätzlich nur für neu ankommende Mails. Sie lassen sich auch „in die Vergangenheit“ ausführen – ich schreib da bald etwas ausführlicher dazu und geb Bescheid.
Herzliche Grüße
Katharina
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Einiges gibt’s übrigensschon zum Thema „Regeln“: https://blog.soprani.at/2014/12/01/weihnachten-zur-regel-machen-grosputz-in-outlook/
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Super das erste mal dass ein VBA script aufs erste mal funktionierte . Und auch die Anleitung des Erstellens. Da hat jemand mitgedacht.
Natürlich kommt jetzt auch noch eine Frage . Wenn ich das script ausführe, dann speichert es den Anhang mit dem vorliegenden Dateinamen. Wenn in einer weiteren Mail der Dateiname identisch ist dann wird dieser im Zielverzeichniss ersetzt. Mir würde es reichen den Dateinamen beim speichern mit der aktuellen Uhrzeit inkl. sekunden zu er gänzen oder zu ersetzen. Sicher sehr simpel aber hilfreich. Eine fortlaufende Nummerierung wäre natürlich ein Traum.
Danke
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ups gerade gesehen das der Post vor mir dasselbe Anleigen hatte
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Heut gibt’s die fortlaufende Nummerierung 🙂
Bitte hier entlang: https://blog.soprani.at/2017/04/20/outlook-anhaenge-ablegen-und-nummerieren/ hier
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Heut gibt’s die fortlaufende Nummerierung 🙂
Bitte hier entlang: https://blog.soprani.at/2017/04/20/outlook-anhaenge-ablegen-und-nummerieren/ hier
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Hallo, ich weiß es ist ein etwas blöde Frage aber Outlook gibt mir beim Erstellen die Regeln nicht die Möglichkeit ein Script auszuführen. Muss ich da noch einen Entwicklermodus aktiveren oder so?
Die Makrosicherheitseinstellungen habe ich schon gesenkt.
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Hallo David,
hier die registry Einstellung:
Windows Registry Editor Version 5.00
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Security]
„EnableUnsafeClientMailRules“=dword:00000001
und hier der Link zum Artikel bei Microsoft:
https://answers.microsoft.com/en-us/msoffice/forum/msoffice_outlook-mso_win10/the-option-to-run-a-scritp-has-disappeared-from/d289e698-47fa-497a-80fa-633067a0de37#ThreadAnswers
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Hallo, weiter oben geht es um das Abspeichern von E-Mail-Anhängen.
Ich habe für unsere Abteilung dazu ein funktionierendes Skipt erstellt, das die in Outlook 2013 gewählten E-Mail’s als PDF-Dateien abspeichert und dabei die Dateinahmen der im gleichen Verzeichnis abgelegten Anhänge auf den Namen der zugehörigen E-Mail-Kopie.pdf in Abhängigkeit vom Eingangsdatum abstimmt.
Leider werden jedoch alle im Body eingebettenen Anhänge (Fotos, Logos u.ä.) , die ja bereits in der PDF-Datei enthalten sind, ebenfalls als Attachment erkannt und zusätzlich zu den „echten“ Anhängen im Zielverzeichnis abgespeichert.
Diese müssen z.Z. vom Anwender als solche erkannt und wieder gelöscht werden.
Das Abspeichern erfolgt letztlich mit:
myItem.Attachments.Item(i).SaveAsFile zielPfad & „\“ & zielDatei$
Einzig für eingebettete Attachments ohne Namen kann ich das im Vorfeld verhindern mit:
If UCase(Left(zielDatei$, 17)) = „UNBENANNTE ANLAGE“ Then GoTo naechste_Anlage
Wie kann man vor dem Speichern beide Arten von Attachments trennen?
Das komplette Skript sende ich gerne per E-Mail zu (erscheint mir für hier zu umfangreich).
Da ich Google hinreichend, aber leider ohne Erfolg strapaziert habe, bin ich für jeden Tip dankbar.
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Pingback: #Outlook-Anhänge #ablegen und #nummerieren | Soprani Software
Hallo Katharina,
ich hoffe Du kannst mir weiterhelfen. Ich habe folgendes Problem:
Mit dem nachfolgenden Makro warden die Anhänge ausgewählter Mails mit Zeitstempel des Eingangs abgespeichert. Allerdings möchte ich nur die Anhänge speichern und nicht auch noch die Icons in den Signaturen, welche regelmäßig für einen ziemlichen Verhau auf meinem Laufwerk sorgen. Kannst Du mir evtl. weiterhelfen?
Sub Anlage_verschieben()
Dim strPath As String
Dim objMail As MailItem
Dim intAnlagen As Integer, i As Integer
On Error Resume Next
‚Pfad zu meinem Ordner
strPath = „L:\AGCS\GER\Claims\LIAB\Muenchen\HIRN\Paperless“
‚Schleife
For Each objMail In Outlook.ActiveExplorer.Selection
With objMail
‚Mails auf vorh. Anlagen prüfen
intAnlagen = .Attachments.Count
If intAnlagen > 0 Then
For i = 1 To intAnlagen
‚Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
.Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & „\“ & Format(.ReceivedTime, „yyyy-mm-dd_hh-mm“) & “ “ & .Attachments.Item(i).FileName
Next i
End If
End With
Next objMail
End Sub
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Hallo Adrian,
die Icons aus den Signaturen zu vermeiden ist tatsächlich ein ewiges Problem – manchmal sind sie „Anhänge“, manchmal eingebettete Bilder, und das können wir Mailempfänger uns nicht aussuchen, sondern das wird im „sendenden Programm“ bestimmt.
Eine Möglichkeit wäre, einen Anhang nur dann zu speichern, wenn er kein kleines Bildchen ist – z.B. mit
If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „jpg“ And Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „bmp“ And .Attachments.Item(i).Size < 1000 Then
Ansonsten gibt es keine Möglichkeit, die "sinnvollen" von den "sinnlosen" Anhängen zu unterscheiden.
Schönen Tag,
herzliche Grüße
Katharina
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Hallo Katharina,
vielen Dank für Deine Rückmeldung. Ich hatte bereits vermutet, dass diese Lösung eher schwer sein wird. Kurze Frage zu deinem Code.
An welcher Stelle meines Codes müsste ich diesen ergänzen?
Sub Anlage_verschieben()
Dim strPath As String
Dim objMail As MailItem
Dim intAnlagen As Integer, i As Integer
On Error Resume Next
‚Pfad zu meinem Ordner
strPath = „L:\AGCS\GER\Claims\LIAB\Muenchen\HIRN\Paperless“
‚Schleife
For Each objMail In Outlook.ActiveExplorer.Selection
With objMail
‚Mails auf vorh. Anlagen prüfen
intAnlagen = .Attachments.Count
If intAnlagen > 0 Then
For i = 1 To intAnlagen
‚Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
.Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & „\“ & Format(.ReceivedTime, „yyyy-mm-dd_hh-mm“) & “ “ & .Attachments.Item(i).FileName
Next i
End If
End With
Next objMail
End Sub
Bin leider kein VBA-Fachmensch.
Vielen Dank und Gruß
Adrian
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Hallo Adrian,
die Zeile kommt vor
.Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & „\“ & Format(.ReceivedTime, „yyyy-mm-dd_hh-mm“) & “ “ & .Attachments.Item(i).FileName
und danach muss noch ein
End If
hin. Damit sollte es klappen.
lg
Katharina
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Hallo Katharina,
das habe ich so umgesetzt:
Sub Anlage_verschieben()
Dim strPath As String
Dim objMail As MailItem
Dim intAnlagen As Integer, i As Integer
On Error Resume Next
‚Pfad zu meinem Ordner
strPath = „L:\AGCS\GER\Claims\LIAB\Muenchen\HIRN\Paperless“
‚Schleife
For Each objMail In Outlook.ActiveExplorer.Selection
With objMail
‚Mails auf vorh. Anlagen prüfen
intAnlagen = .Attachments.Count
If intAnlagen > 0 Then
For i = 1 To intAnlagen
‚Bilder auschließen
If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „jpg“ and Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „bmp“ and .Attachments.Item(i).Size < 1000 Then
End If
'Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
.Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & "\" & Format(.ReceivedTime, "yyyy-mm-dd_hh-mm") & " " & .Attachments.Item(i).FileName
Next i
End If
End With
Next objMail
End Sub
Ich erhalte nun den Fehler "Fehler beim Kompilieren, Erwartet: GoTo oder Then"
Was mache ich hier falsch?
Gruß
Adrian
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For i = 1 To intAnlagen
‚Bilder auschließen
If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „jpg“ and Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „bmp“ and .Attachments.Item(i).Size < 1000 Then
'Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
.Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & "\" & Format(.ReceivedTime, "yyyy-mm-dd_hh-mm") & " " & .Attachments.Item(i).FileName
End If
Next i
zwei Tippfehler waren drin, und das End If gehört weiter nach unten – nach dem SaveAsFile
So sollte es passen.
lg
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Hi Katharina,
ich habe Deine Anpassungen übernommen, allerdings passiert nun leider gar nichts, d.h. es erscheint weder eine Fehlermeldung, noch werden Dateien gespeichert:
Sub Anlage_verschieben_Test()
Dim strPath As String
Dim objMail As MailItem
Dim intAnlagen As Integer, i As Integer
On Error Resume Next
‚Pfad zu meinem Ordner
strPath = „L:\AGCS\GER\Claims\LIAB\Muenchen\HIRN\Paperless“
‚Schleife
For Each objMail In Outlook.ActiveExplorer.Selection
With objMail
‚Mails auf vorh. Anlagen prüfen
intAnlagen = .Attachments.Count
If intAnlagen > 0 Then
For i = 1 To intAnlagen
‚Bilder auschließen
If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) = „jpg“ And Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) = „bmp“ And .Attachments.Item(i).Size < 5 Then
'Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
.Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & "\" & Format(.ReceivedTime, "yyyy-mm-dd_hh-mm") & " " & .Attachments.Item(i).FileName
End If
Next i
End If
End With
Next objMail
End Sub
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For i = 1 To intAnlagen
‚Bilder auschließen
If Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „jpg“ and Right(.Attachments.Item(i).DisplayName, 3) „bmp“ and .Attachments.Item(i).Size < 1000 Then
'Anlagen im vordefinierten Verzeichnis sichern
.Attachments.Item(i).SaveAsFile strPath & "\" & Format(.ReceivedTime, "yyyy-mm-dd_hh-mm") & " " & .Attachments.Item(i).FileName
End If
Next i
Irgendwie hat der Editor das falsch korrigiert – da war auf einmal = statt
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Leider wird weiterhin keine Datei abgespeichert.
Gruß
Adrian
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Hallo Katharina,
ich habe das Script etwas umgewandelt,
allerdings kommt bei mir Laufzeitfehler ’13‘ Typen unverträglich.
Der Debugger zeigt den Fehler bei Next myItem, obwohl ich dort nichts verändert habe
Public Sub Inbox_Anhaenge_handeln()
Dim myItem As Outlook.MailItem
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
Dim olNamespace As Outlook.NameSpace
Dim olFolder As Outlook.Folder
Dim olItems As Outlook.Items
Set olNamespace = GetNamespace(„MAPI“)
Set olFolder = olNamespace.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set olItems = olFolder.Items
For Each myItem In olItems
Set mAtts = myItem.Attachments
If mAtts.Count = 1 Then
Set mAtt = mAtts(1)
If LCase(Right(mAtt.FileName, 4)) = „.pdf“ Then
myItem.Categories = „Grüne Kategorie“
Else
myItem.Categories = „Gelbe Kategorie“
End If
ElseIf mAtts.Count > 1 Then
myItem.Categories = „Rote Kategorie“
Else
myItem.Categories = „Fehlerhafte Bestellung“
End If
Next myItem
Set mAtt = Nothing
Set mAtts = Nothing
Set myItem = Nothing
Set olItems = Nothing
Set olFolder = Nothing
Set olNamespace = Nothing
End Sub
Mit freundlichen Grüßen
Steve
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Hallo Steve,
das könnt‘ jetzt daran liegen, dass in dem Ordner nicht nur Elemente vom Typ mailItem liegen – was helfen kann, ist
Dim myItem As Object
Damit ist das dann „allgemeiner“ definiert – und mit ein bisschen Glück läuft es trotzdem durch 🙂
Viel Erfolg!
Katharina
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Hallo,
besten Dank für diese Lösung, das ist das, was ich grad gebrauchen kann.
Ich habe täglich Dateien zu archivieren, die von einem bestimmten Sender kommen, somit liese sich das Script von ganz von Anfang dieser Diskussion perfekt dafür nutzen.
Ich kann mit einer Regel dieses Script auswählen und es hat funktioniert.
Die Regel schaut bei eintreffenden Mails nach dem Sendernamen, soll dann die Mailanhänge speichern und dann die Mail verschieben.
Das hat aber leider nur einmal funktioniert, ich bekomme das ein zweites Mal nicht zum Laufen.
Wenn ich die Mail im Posteingang lasse und die Regel jetzt anwenden-Funktion benutze, macht die Regelautomatik alles mit der Mail, was ich will und einstellen kann, nur die Bilder werden nicht mehr kopiert.
Verwendet habe ich:
Public Sub Anhaenge_handeln(myItem As Outlook.MailItem)
Dim mAtts As Attachments
Dim mAtt As Attachment
Set mAtts = myItem.Attachments
While mAtts.Count > 0
Set mAtt = mAtts(1)
mAtt.SaveAsFile „C:\temp\“ & mAtt.DisplayName
mAtts.Remove 1
Wend
End Sub
Wäre lieb, wenn mir da nochmal geholfen werden könnte.
Habe selbst schon einige Programmiersprachen betrieben (ist lange her), somit sind mir die Logiken durchaus geläufig, aber VB habe ich nie gemacht.
Wo kann der Fehler liegen?
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Hallo Jürgen,
das ist jetzt ein bissl Kristallkugelschauen … vielleicht sind die Bilder keine „echten“ Anhänge? Der Krampf mit allen Mails ist der, dass unterschiedliche Programme (allen voran Lotus Notes bzw. Outlook) unterschiedlich mit diversen Objekten umgehen. Da wird eingebettet, angehängt, … jedes Programm ganz, wie es grad lustig ist 😦
Kannst mir aber gern so ein Mail einmal weiterleiten (katharina.schwarzer@soprani.at), und ich schau hinein, was da passiert.
Herzliche Sonntagsgrüße
Katharina
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Hallo,
danke für die Meldung. Ist keine Selbstverständlichkeit.
Die Anhänge in den Mails sind ganz normale jpg-Bilder, die als Anhang angehängt sind.
Also ganz einfache Dateien, die mit Namensformat (besteht aus Seriennummer, Datum und Uhrzeit.jpg) aus jeder Mail einfach abspeicherbar wären.
Die Bilder tauchen als Bild nicht in der Mail auf.
Es sind aber pro Mail mehrere Bilder.
Ich leite mal so ein Beispiel weiter.
Es hat einmal funktioniert, mir kommt es so vor, als würde der Zähler für die Anzahl der angehängten Bilder, der anfänglich gesetzt wird, nicht mehr zurückgesetzt, aber das ist mein Eindruck als Laie.
Ich schicke mal so eine Mail und den Scriptcode durch.
Danke schonmal.
Gruß
Jürgen
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Hallo Jürgen,
Erster Ansatz:
Vor dem End Sub fehlt noch
Set mAtt = Nothing
Set mAtts = Nothing
Sonst werden die Objektvariablen nach erfolgreichem Löschen nicht freigegeben. Ich freu mich, wenn’s damit klappt; wenn nicht, dann such ich gern noch weiter.
lg
Katharina
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