#Serienbrief dynamisch #formatieren

Ihr #Word #Serienbrief soll je nach #Input unterschiedliche #Formatierungen haben? Lösungsvariante 1 (für Unkompliziertes, wie zum Beispiel: je nach Eingabe soll ein Wort durchgestrichen sein stehen):

Sie können mit SENDUNGEN > Schreib- und Einfügefelder > Regeln > Wenn … Dann … Sonst arbeiten, und zwar so:

Sie erzeugen das Einfügefeld mit der WENN-Bedingung, unter der Sie die beiden Varianten anzeigen wollen, und dem gleichen Inhalt für dann diesen Text einfügen und für sonst diesen Text einfügen. WTipp Seriendruck Bedingungsfeld

Damit Sie die unterschiedliche Formatierung hinkriegen, klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf das Feld. Wählen Sie im Kontextmenü Feldfunktionen ein/aus.

wtipp-seriendruck-feldfunktionen.png

Damit sehen Sie nun, wie sich Word den Befehl erteilt. Und hier können Sie eingreifen: Formatieren Sie die dann-Antwort so um, wie Sie es in Ihrem Spezialfall brauchen.WTipp Seriendruck Feld

Noch ein Rechtsklick, wieder Feldfunktionen ein/aus, fertig!

 

 

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#Serienbrief mit #VBA #speichern

Sie wollen die Einzeldokumente ihres #Word #Serienbriefs als #PDF speichern, und dabei #Dateinamen vergeben, die von Seriendruckfeldern abhängen? Das geht mit #VBA.

Im Vorfeld müssen Sie die Bereiche, in denen Ihr „Input“ steht, mit der gestern gezeigten Funktion zu Textmarken machen; ihnen also einen Namen verpassen.

Dann kann es losgehen:

Sub Export_Results()
'
Dim I As Long
ThisDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = ThisDocument.MailMerge.DataSource.FirstRecord
For I = 1 To ThisDocument.MailMerge.DataSource.RecordCount
    ThisDocument.ExportAsFixedFormat OutputFileName:= _
    "C:\Users\katha\CISV\" & ThisDocument.Bookmarks("Prog").Range & "\" _
    & "Anmeldung " & ThisDocument.Bookmarks("PartName").Range & ".pdf" _
    , ExportFormat:=wdExportFormatPDF, OpenAfterExport:=False, OptimizeFor:= _
    wdExportOptimizeForPrint, Range:=wdExportAllDocument, From:=1, To:=1, _
    Item:=wdExportDocumentContent, IncludeDocProps:=True, KeepIRM:=True, _
    CreateBookmarks:=wdExportCreateNoBookmarks, DocStructureTags:=True, _
    BitmapMissingFonts:=True, UseISO19005_1:=False
    ThisDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdNextRecord
 Next I
End Sub

Die Erklärung:

Sie erzeugen mit Hilfe von I ein Dokument nach dem anderen, bis Sie alle vorhandenen (ThisDocument.MailMerge.DataSource.RecordCount) abgearbeitet haben. Dann exportieren Sie den aktuellen Datensatz (ThisDocument.ExportAsFixedFormat) als PDF (ExportFormat:=wdExportFormatPDF), und basteln dabei aus den Inhalten der Textmarken Prog und Partname (ThisDocument.Bookmarks(„PartName“).Range) den Dateinamen zusammen (OutputFileName:=). Dann kommt der nächste Datensatz dran (ThisDocument.MailMerge.DataSource.ActiveRecord = wdNextRecord). Fertig.

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#Serienbrief mit #Textmarke

Ihr #Word #Serienbrief stößt mit der Serienbrieffunktion an seine Grenzen? Sie möchten z.B. die Ergebnisse als PDF in verschiedene Ordner speichern? Sie brauchen z.B. feldabhängige Formatierungen? Dann muss #VBA her 🙂

Aber zuerst brauchen wir Textmarken für die Bereiche in Ihrem Dokument, die

  • Formatierungen, Verzeichnisse, … steuern (also manche Ihrer Seriendruckfelder)
  • formatiert, ausgeblendet, … werden sollen

Das geht so:

Markieren Sie den Bereich, in dem sich der Inhalt befindet. Mit EINFÜGEN > Links > Textmarke öffnen Sie den Dialog. Hier vergeben Sie einen sinnvollen Textmarkennamen und klicken auf Hinzufügen, um die neue Textmarke anzulegen.

WTipp Textmarke

Damit hat der Bereich einen Namen. Wie Sie das dann weiterverarbeiten, zeige ich Ihnen morgen.

 

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Doch kein #Serienbrief

Sie haben einen #Serienbrief in #Word, doch der soll gar kein Serienbrief (mehr) sein? Wie werden Sie diese lästige Verknüpfung zur #Datenquelle wieder los und #beenden den #Serienbriefmodus?

So: SENDUNGEN > Seriendruck starten > Seriendruck starten > Normales Word-Dokument.

WTipp kein Serienbrief.png

Schon fertig? Aber ja!

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#Bildertausch ganz easy

Sie haben Ihr #Word-Dokument / Ihre #PowerPoint-Präsentation fertig gestaltet, und JETZT kommt jemand und möchte doch ein anderes Portraitfoto? Wieder alles neu einrichten, bis Rahmen, Position, … stimmen … puh 😦 Gibt’s da keinen bequemeren Weg?

Aber natürlich: markieren Sie das „alte“ Bild, und wählen Sie im Menü bei BILDTOOLS > Format > Anpassen > Bild ändern das neue Bild aus – das alte wird nun durch das neue ersetzt, und fast alle Einstellungen werden übernommen. Nur Anpassungen wie Helligkeit und Kontrast müssen Sie neu überdenken; das ist bei einem ganz anderen Bild ja auch gut so.

WTipp Bild ändern.png

Publisher stellt übrigens das alte Bild in den „leeren Raum“ neben dem Dokument. Die andern Programme löschen es.

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#Excel #Blätter #einfärben

Sie wollen hübsche Unterscheidungskriterien für die #Arbeitsblätter in #Excel? Verpassen Sie ihnen #Farbe:

Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Blatt, Registerfarbe lässt Sie nun wählen (unter den Designfarben und natürlich allen anderen auch).

XTipp Blattfarbe

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in #Excel #Zellbezug #zusammenbauen

Sie möchten Daten aus verschiedenen Blättern Ihrer #Excel Arbeitsmappe in einer Übersicht zusammenstellen – und dabei die Formeln nicht alle manuell erstellen, der Tabellenname muss doch reichen?

Benutzen Sie INDIREKT für den Blattbezug: =INDIREKT(„‚1‘!S$43„) verweist auf die Zelle S43 auf Blatt 1, und wenn Sie wie in meinem Beispiel in Zelle A9 ein Datum stehen haben und die Blätter von 1 bis 12 nummeriert sind, dann können Sie statt 1 ja auch
MONAT($A9) schreiben, und das in die Formel einbringen:

=INDIREKT(„‚“&MONAT($A9)&“‚!S$43„)

XTipp INDIREKT.png

Mit Autoausfüllen bekommen Sie dann in der nächsten Zeile einen Verweis auf Blatt 2, …

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