Daten #gescheit ablegen: in #mehreren #Tabellen


Sie müssen Informationen zusammentragen und wollen sie von Anfang an sinnvoll ablegen. In Zukunft sollen Sie nämlich daraus Auswertungen erzeugen, von denen Sie noch gar nicht genau wissen, wie sie aussehen sollen.

Ein paar Vorbereitungsgedanken dazu: Wenn Sie Daten speichern wollen, ist es am besten:

  • Sie bemühen sich, jede Information genau ein Mal abzulegen. Jedes doppelt- oder mehrfach-Eintragen ist eine Fehlerquelle – wenn Sie nämlich korrigieren müssen, und eine Korrektur vergessen.
  • Sie teilen die Daten auf mehrere Tabellen so auf, dass in jeder Tabelle alle Informationen sind, die „ein Ding“ betreffen. Wenn Sie beispielsweise mitschreiben wollen, welcher Ihrer Kunden welche Veranstaltung besucht hat, dann brauchen Sie drei Tabellen:
    eine, in der Sie alle Veranstaltungen auflisten
    eine, in der Sie alle Kunden auflisten
    eine, in der Sie die Zuordnung Kunde-Veranstaltung (Anmeldungen) treffen. Diese Tabelle wird die meisten Einträge haben.
  • Die Tabellen sollen dann jede Information ein Mal beinhalten. Falls es auch nur in einem einzigen Fall so sein kann, dass Mehrfacheinträge entstehen, dann hat’s noch was mit der Aufteilung.
  • Die Daten müssen nun in die richtige Tabelle. Die Telefonnummer des Kunden steht in der Kundentabelle, der Veranstaltungsort in der Veranstaltungstabelle, und der Status (eingeladen, interessiert, angemeldet, abgesagt, Warteliste, abgelehnt, teilgenommen, nicht erschienen) in der Anmeldungstabelle. Stecken Sie in diese Aufteilung VIEL Hirnschmalz!
  • EINE Information pro Feld. PLZ, Ort und Land sind DREI Informationen. Zusammenführen können alle Tools viel besser als Auseinanderfitzeln. Und Zusammenhäng-Befehle sind immer einfacher zu erteilen als Aufteil-Befehle.
  • Beschreiben Sie die Felder klar und deutlich. Vor allem, wenn andere in den Datenerfassungsprozess involviert sind. Ihnen muss klar sein, was Sie da für Zahlen haben wollen. Dauer der Veranstaltung – sind das Stunden? Tage? Wenn es Stunden sind: ist auch interessant, auf wie viele Tage sich diese Stunden aufteilen? Dann brauchen Sie zwei Felder: Gesamtdauer in Stunden, Veranstaltungstage.
  • In jeder Basistabelle (Veranstaltung, Kunde)  brauchen Sie einen Schlüssel. Das kann etwas „Selbstgebautes“ sein (V-2017-004 oder SchwKa) oder einfach eine fortlaufende Nummer. Fortlaufende Nummer ist besser 🙂 (Man stelle sich vor, SchwKa nimmt einen anderen Namen an und heißt fortan KannKa! Eine Nummer hält für immer 🙂 )
  • Ganz super: Positionieren Sie in den Basistabellen (Kunde, Veranstaltung) die Schlüsselspalte ganz links, und daneben die Kerninformation (Name oder Veranstaltungsnummer). Das erleichtert Ihnen das Leben später.
  • In den Verbindungstabellen (Anmeldung) verweisen Sie nur per Schlüssel auf die Basistabellen. Kunde 7 ist also zur Veranstaltung 201 angemeldet. Wie Sie trotzdem die Detailinformationen sehen, hängt dann davon ab, wie Sie das Datenmodell technisch umsetzen. Excel? Access?
  • Lassen Sie das Tool alle Berechnungen ausführen. Dazu gibt’s ja den Computer 🙂 Also: nicht Netto, Steuern und Brutto eintragen, sondern Netto und Steuersatz eintragen, Steuern und Brutto berechnen lassen. Schützen Sie diese Felder vor den Benutzern, sie sollen nicht manuell überschrieben werden können.

Erst, wenn Sie all diese Überlegungen zufriedenstellend getroffen haben und die Tabellen entsprechend vorbereitet haben, dürfen Sie sie mit Ihren Inhalten füllen – und sich dann freuen, was beim Zusammenfassen alles möglich ist! Doch dazu morgen mehr 🙂

Über katharinakanns

Microsoft Office Master Specialist mit viel Verständnis für IHR Geschäft - ich analysiere IHRE Situation, optimiere IHRE Prozesse, automatisiere IHRE Routineaufgaben, finde IHRE Lösung, unterrichte IHRE MitarbeiterInnen, mache Vorlagen mit IHRER CI, spare IHRE Zeit und IHR Geld. Ich freue mich darauf, SIE kennenlernen zu dürfen :-)
Dieser Beitrag wurde unter Access, Excel, Power BI veröffentlicht. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.

Eine Antwort zu Daten #gescheit ablegen: in #mehreren #Tabellen

  1. Pingback: #Datenmodell – #mehrere #Tabellen auf #lässig | Soprani Software

Kommentar verfassen

Trage deine Daten unten ein oder klicke ein Icon um dich einzuloggen:

WordPress.com-Logo

Du kommentierst mit Deinem WordPress.com-Konto. Abmelden / Ändern )

Twitter-Bild

Du kommentierst mit Deinem Twitter-Konto. Abmelden / Ändern )

Facebook-Foto

Du kommentierst mit Deinem Facebook-Konto. Abmelden / Ändern )

Google+ Foto

Du kommentierst mit Deinem Google+-Konto. Abmelden / Ändern )

Verbinde mit %s