Soprani Software

Sie arbeiten (seit gestern?) mit #Datenbalken, um #Werte in Excel zu #visualisieren, könnten sich aber noch #Verbesserungen vorstellen? Ich zeig Ihnen heute, welche da noch möglich sind:

Zunächst rufen Sie bitte mit START > Formatvorlagen > Bedingte Formatierung > Regeln bearbeiten den Regel-Manager auf. Klicken Sie auf die Datenbalken-Regel und dann auf Regel bearbeiten… .

Nun werden wir unter Regelbeschreibung bearbeiten – im unteren Teil des Formatierungsregel bearbeiten-Dialogs – ein bisschen was verstellen und schauen, was das bewirkt.

Beginnen wir mit Nur Balken anzeigen. Damit verschwinden die Werte, die Balken bleiben übrig. Verwenden Sie diese Einstellung doch, wenn die exakten Werte weniger interessant sind als das Verhältnis untereinander … oder wenn Sie sie gar nicht zeigen dürfen – wenn Sie etwa Gehälter vergleichen. So machen Sie Top- und Miniwerte sichtbar, ohne ins Zahlendetail zu gehen.

Eine weitere wichtige Variation ist bei Minimum und Maximum möglich. Automatisch wurde 0 als Minimum und der größte vorkommende Wert als Maximum verwendet. Das muss nicht so bleiben.

Niedrigster Wert beim Minimum lässt den Balken beim niedrigsten vorkommenden Wert unsichtbar werden; mit Höchster Wert beim Maximum wird der Balken beim größten vorkommenden Wert zellenfüllend.

Zahl als Minimum oder Maximum wünscht von Ihnen zusätzlich eine Angabe bei Wert – nämlich, welche Zahl Sie als Unter- bzw. Obergrenze vorgeben wollen. Alle Werte, die kleiner als die Untergrenze sind, bekommen dann keinen Balken, alle, die größer als die Obergrenze sind, eine volle Zelle. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn Sie z.B. Zielerreichungen visualisieren wollen. Erfüllt oder übererfüllt = volle Zelle, hurra!
So sehen unsere Zahlen nun mit Minimum 0 und Maximum 700 aus:

Prozent als Grenze ist schon ein bisschen tricky: Untergrenze 20% z.B. funktioniert so: Excel schaut sich die kleinste Zahl und die größte Zahl an. Sagen wir nun, Ihre Werte gehen von 200 bis 1000. Dann ist das Intervall dazwischen 800, und 20% davon sind 160.
Nun addiert Excel diese 20% zur kleinsten Zahl (200), und setzt den so ermittelten Wert (360) als Minimum fest. Also: alle Werte, die kleiner sind als 360, bekommen noch keinen Balken.

Formel – nun, hier geben Sie eine Formel an, mit der das Minimum bzw. das Maximum ermittelt werden soll. Details zum Verwenden von Formeln in bedingter Formatierung gibt’s bald.

Fehlt noch das Quantil – auch wieder tricky. Aber nicht unverstehbar 🙂 Also: der 20er-Quantil ist jener Wert, unter dem 20% aller Werte liegen. Ein einfaches Beispiel: wir haben die Zahlen 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 18, 10000. 10 Werte – 20% davon sind 2 Werte. Nenne Sie eine Zahl, unter der zwei der Werte liegen. Mhm, 10,8. Passt – 9 und 10 liegen darunter, der Rest darüber. Für das Quantil ist es egal, ob der oberste Wert 10000 ist oder 18.
Mit dem Quantil garantieren Sie keinen Balken bei den kleinsten 20% aller Werte (wenn Sie 20% als Minimum eingestellen) und voll gefüllte Zellen bei den größten 10% aller Werte (wenn Sie 90% als Maximum einstellen).

Für heute ist’s genug. Morgen gibt’s noch mehr Verstellerei für Datenbalken.